Risposta automatica email: impostare il messaggio fuori sede
Cosa ti serve
- L'accesso alla tua webmail su webmail.mailflux.eu.
- Il periodo in cui sei assente: una data di inizio e una di fine.
- Il testo del tuo messaggio ed eventualmente un collega o un indirizzo alternativo da indicare.
Impostare la risposta automatica: passo dopo passo
- Accedi alla tua webmail e apri il menu Impostazioni (di solito l'icona a forma di ingranaggio in alto a destra).
- Cerca la sezione Assenza, Vacanze o Risposta automatica.
- Attiva la risposta automatica.
- In Oggetto inserisci un titolo breve, per esempio “Assente fino al 4 agosto”.
- Scrivi il tuo testo nel campo Messaggio. Indica quando torni e a chi ci si può rivolgere nel frattempo.
- Imposta una data di inizio e di fine. Così la risposta automatica si ferma da sola e dopo le ferie non devi più pensarci.
- Salva. Dalla data di inizio ogni mittente riceve il tuo messaggio, di solito una volta per persona.
Mantieni il testo breve e cordiale. Un buon messaggio fuori sede indica la data del tuo rientro e un contatto alternativo per le questioni urgenti. Così tutto continua a funzionare mentre ti prendi una pausa. Vuoi sapere come rientrano funzioni come questa in un servizio professionale di hosting email? Lo trovi spiegato lì con calma.
Un testo di esempio
Non sai bene come formularlo? Questo schema funziona quasi sempre:
> Grazie per il tuo messaggio. Sono assente fino al 3 agosto compreso e in questo periodo non leggo la posta. Per le questioni urgenti puoi rivolgerti a un collega all'indirizzo collega@latuaazienda.it. Dal 4 agosto ti risponderò il prima possibile.
Adatta le date e il contatto alla tua situazione. Se lavori in un settore in cui la riservatezza conta, mantieni il testo volutamente neutro: non dire troppo sul motivo della tua assenza o su quanto a lungo sarai raggiungibile. Un messaggio breve e professionale basta e fa una buona impressione.
Se lavori in team, ricordati anche di concordare chi gestisce quale posta. Una risposta automatica che rimanda a un collega funziona solo se quel collega lo sa.
Non funziona?
- Non viene inviata nessuna risposta automatica. Controlla che la risposta automatica sia attiva e che la data di inizio sia già arrivata.
- Il messaggio è ancora attivo dopo le ferie. Allora non è stata impostata una data di fine. Inseriscila ora, oppure disattiva la risposta automatica a mano.
- I mittenti ricevono più volte la stessa risposta. La maggior parte dei sistemi risponde una volta per mittente. Se qualcuno la riceve più spesso, controlla che non ci sia una seconda regola attiva.
- Vuoi gestirla da un client email. La risposta automatica conviene impostarla nella webmail, perché funziona anche quando il computer è spento. I dati per il tuo programma li trovi nelle impostazioni del server IMAP.
- Ti aspettavi una risposta alla tua email di prova. La maggior parte dei sistemi non invia risposte automatiche al tuo stesso indirizzo. Per verificare che funzioni, fai la prova da un altro indirizzo.
Fatto, e buone vacanze
Una volta impostate e salvate la data di inizio e di fine, la tua risposta automatica è a posto e non devi più pensarci. Vuoi organizzarla per un intero team o per più caselle, oppure ti serve un'altra casella? Richiedi senza impegno la tua casella, ti aiutiamo volentieri a iniziare.