Domande frequenti

Certo. Un dominio più un hosting email bastano per scrivere da tu@latuaazienda.it, anche se su quel dominio non c'è nessun sito. Se più avanti vuoi comunque un sito, lo aggiungi separatamente senza toccare la tua email.

Raramente, se conti tutto. Il server in sé sembra economico, ma il costo vero è il tuo tempo: installare, aggiornare, proteggere, fare i backup e sorvegliare la tua reputazione di invio. L'email in hosting ha un prezzo fisso e prevedibile per casella e ti toglie quel lavoro.

Sì. Con l'email in hosting scrivi normalmente con il tuo dominio, per esempio tu@latuaazienda.it. Porti un dominio che hai già, oppure ne fai registrare uno. La differenza con l'hosting fai da te non sta nell'indirizzo, ma in chi gestisce i server.

Perché i server destinatari diffidano dei mittenti sconosciuti o nuovi. Un server proprio deve costruire e sorvegliare la sua reputazione completamente da solo, e un indirizzo IP condiviso o sporco lo rende difficile. Un provider affermato cura quella reputazione in modo continuo, così i tuoi messaggi arrivano in modo più affidabile.

Per l'email con il tuo dominio ti serve un record MX per ricevere la posta, e SPF, DKIM e DMARC per inviare come mittente affidabile. Il record MX è indispensabile per ricevere posta; gli altri tre fanno sì che i tuoi messaggi arrivino invece di finire nello spam.

SPF dice quali server possono inviare a nome del tuo dominio. DKIM mette una firma digitale sui tuoi messaggi. DMARC stabilisce cosa succede se SPF o DKIM falliscono e ti invia dei report. Lavorano insieme: SPF e DKIM dimostrano, DMARC decide e riferisce.

Se il tuo record MX non è corretto, non ricevi posta. Se SPF, DKIM e DMARC mancano o falliscono, i destinatari si fidano meno dei tuoi messaggi, che finiscono più spesso nello spam o non arrivano affatto. Record corretti aumentano la probabilità di un recapito senza intoppi.

Si completano a vicenda. Un indirizzo personale come nome@ risulta più caloroso e credibile nel contatto diretto con i clienti. info@ è comodo come porta d'ingresso generale sul tuo sito. La maggior parte delle attività li usa entrambi: un indirizzo personale per scrivere, info@ per raccogliere le domande.

Sì. Puoi creare nuovi indirizzi e aggiungere alias, purché rientrino nel tuo dominio. Se vuoi cambiare struttura, affianchi il nuovo indirizzo al vecchio e usi un alias per continuare a ricevere i messaggi sul vecchio indirizzo.

Agli inizi spesso basta una casella con un indirizzo personale, più un alias info@. Se la tua attività cresce o arrivano dei colleghi, crei caselle in più o indirizzi di funzione. Parti in piccolo e amplia quando serve.

Non per forza. È più importante che il tuo dominio sia riconoscibile come tuo e facile da scrivere. Una versione abbreviata o accorciata di un nome aziendale lungo va benissimo, purché i clienti ti associno subito.

Un alias è un indirizzo di inoltro: la posta per info@ arriva in una casella esistente, ma non c'è una casella separata. Una casella condivisa è una casella propria a cui più persone possono accedere, con cartelle ed elementi inviati propri. Un alias è più semplice; una casella condivisa offre più ordine e la possibilità di rispondere dall'indirizzo.

Sì. Con una vera casella condivisa più colleghi possono avere accesso e vedere gli stessi messaggi. Mettetevi però d'accordo su chi si occupa di cosa: con cartelle o etichette segni ciò che è in lavorazione o già gestito, così nessuno fa il lavoro due volte o si lascia sfuggire un messaggio.

Non come alias: ogni piano Mailflux include 20 alias gratuiti, quindi indirizzi come info@ o direttivo@ li crei senza sovrapprezzo. Se vuoi una vera casella condivisa separata con il proprio spazio di archiviazione, la paghi come casella. Cosa sia adatto dipende da quanto vuoi farci.

Non come qualcosa da impostare tu. Nella webmail l'invio è già configurato per te; clicchi semplicemente su invia. Le impostazioni SMTP entrano in gioco solo quando colleghi un client email sul computer o sul telefono. Allora inserisci una volta il server in uscita e la porta.

Il tuo messaggio va prima a un server di posta in uscita, che cerca dove arriva la posta del destinatario e consegna lì il messaggio. Il server destinatario lo controlla per spam e malware e lo mette nella casella. Il destinatario lo legge quando apre la sua casella.

No. La tua posta viaggia attraverso i mail server, proprio come la posta passa per gli uffici postali. Il tuo server in uscita passa il messaggio al mail server del destinatario, che lo mette nella casella giusta. Di solito avviene in pochi secondi.

Di solito per impostazioni del dominio errate (MX, SPF, DKIM, DMARC), un'impostazione sbagliata del server in uscita o un filtro antispam dal lato del destinatario. Record del dominio corretti e una connessione protetta aumentano le probabilità che la tua posta arrivi regolarmente nella posta in arrivo.

Di solito pochi secondi. Il tuo messaggio passa dal tuo server in uscita al mail server del destinatario, e avviene rapidamente. A volte ci vuole di più, per esempio se un server destinatario lo rimanda un attimo o fa controlli in più. Se la posta non arriva proprio, di norma ricevi un messaggio di errore.

Un indirizzo email su un dominio e un servizio di hosting email che riceve e invia i tuoi messaggi. Per leggere e inviare usi la webmail nel browser o un client email. Non devi organizzare altro da solo; i server funzionano dietro le quinte.

Una casella è una casella di posta completa, con un proprio spazio di archiviazione e un proprio login. Un alias è un indirizzo in più, senza spazio di archiviazione proprio, che inoltra la posta a una casella esistente. Un alias è quindi più leggero e incluso gratuitamente; una casella in più è un account separato.

Sì. Nella maggior parte degli ambienti di posta imposti di rispondere come indirizzo alias, così il destinatario vede l'indirizzo alias e non il tuo indirizzo sottostante. In questo modo compare per esempio info@latuaazienda.it come mittente, mentre lavori in un'unica casella.

Con Mailflux ogni piano include 20 alias gratuiti per casella. Per la maggior parte dei liberi professionisti, delle associazioni e delle piccole imprese è più che sufficiente per creare tutti gli indirizzi di funzione e di servizio necessari senza costi aggiuntivi.

Con Mailflux no: i 20 alias per casella sono inclusi gratuitamente in ogni piano. Crei quindi indirizzi come info@ o vendite@ senza costi aggiuntivi. Solo se ti servono più caselle complete e separate con un proprio login, si aggiunge una casella in più.

Senza un record MX corretto il resto di internet non riesce a trovare dove consegnare l'email del tuo dominio. I messaggi allora non arrivano nella tua casella, spesso senza che il mittente riceva un chiaro messaggio di errore. Un record MX corretto è quindi indispensabile per ricevere posta.

Il numero di priorità stabilisce in quale ordine vengono provati i server di posta. Un numero più basso significa una precedenza più alta. Così puoi impostare un server di riserva: se il server principale è temporaneamente irraggiungibile, la posta va al successivo nella fila e non si perde nulla.

No. Il record MX gestisce dove arriva la tua email (ricezione). SPF, DKIM e DMARC dimostrano che sei un mittente affidabile (invio). Si trovano tutti nel DNS del tuo dominio e lavorano insieme, ma hanno ciascuno un compito diverso.

Una modifica ai tuoi record MX non è subito visibile ovunque. Calcola qualche ora prima che i nuovi valori siano noti in tutto il mondo. Nel frattempo la posta può arrivare sia al vecchio sia al nuovo server, quindi elimina i vecchi record solo quando i nuovi sono attivi ovunque.

Sì. Più record MX con numeri di priorità diversi ti danno un percorso di riserva: se il server principale viene meno per un momento, la posta va al successivo nella fila. Non lasciare però che due servizi email separati rivendichino contemporaneamente la posta dello stesso dominio, a meno che non sia stato impostato così di proposito.

Un alias è un singolo indirizzo aggiuntivo che crei apposta e inoltri a una casella. Un catch-all invece raccoglie tutti gli indirizzi del tuo dominio che non esistono. Un alias è mirato e sicuro; un catch-all è una rete ampia che fa entrare anche più spam.

Di solito più che senza. Gli spammer provano indirizzi a caso del tuo dominio, e un catch-all li fa entrare tutti invece di rifiutarli. Un buon filtro contro spam e malware è quindi indispensabile se usi un catch-all.

Spesso no. Se sai quali indirizzi usi, singoli alias sono di solito più ordinati e più sicuri. Un catch-all è utile soprattutto come rete di sicurezza contro gli errori di battitura o per vedere per un periodo quali indirizzi usano le persone.

Sì. Le caselle e gli alias esistenti ricevono normalmente la loro posta; il catch-all entra in azione solo per gli indirizzi che non esistono. Così usi indirizzi fissi per ciò che conosci, e tieni la rete di sicurezza pronta per il resto.

Un catch-all fa entrare più posta, tra cui spam e a volte tentativi di abuso, quindi un buon filtro è importante. Con Mailflux quella posta arriva su server in Europa, conformi al GDPR, con antivirus, antispam e antimalware in ogni piano. Attiva inoltre l'autenticazione a due fattori per una protezione in più.

No, non serve. Con la webmail accedi semplicemente dal browser e sei subito nella tua casella, su qualsiasi dispositivo e senza installazione. Se preferisci un'app fissa sul computer o sul telefono, puoi farlo, ma non è un obbligo per poter scrivere email.

Sì. Grazie al protocollo IMAP mostrano la stessa casella sincronizzata. Puoi usare un client email sul computer fisso e accedere velocemente alla webmail quando sei in giro. Ciò che leggi o sposti in uno lo vedi anche nell'altro.

Entrambi sono sicuri finché usi una connessione protetta e, dove possibile, attivi l'autenticazione a due fattori. La webmail funziona sempre con l'ultima versione, senza che tu debba aggiornare nulla. Con un client email tieni tu aggiornata l'app. La scelta è quindi soprattutto una questione di comodità, non di sicurezza.

Lo spam è pubblicità non richiesta o posta di massa: fastidioso, ma di solito non direttamente dannoso. Il phishing è un inganno mirato che vuole rubarti dati, denaro o accessi. Un filtro antispam intercetta entrambi, ma il phishing è più pericoloso perché cerca deliberatamente di indurti a compiere un'azione.

Niente panico, ma agisci in fretta. Se non hai ancora inserito nulla, di solito non è successo niente di grave: chiudi la pagina. Se invece hai inserito dei dati, cambia subito quella password (e ovunque l'hai riutilizzata), attiva la 2FA e avvisa il responsabile IT o il servizio interessato.

No, nessun filtro intercetta tutto. Un buon filtro basato sul machine learning ferma la grande maggioranza, ma il phishing mirato o nuovo a volte passa. Per questo la tua attenzione resta indispensabile: controlla mittente e link e sii critico con le richieste inattese o urgenti.

Sì. Ogni piano include backup automatici, da Base a Premium. Girano in background, così i tuoi messaggi vengono messi al sicuro senza che tu debba configurare nulla. Se serve ripristinare qualcosa, il nostro supporto ti aiuta: contattaci senza problemi.

No. Lo spazio di archiviazione è quanta posta può contenere la tua casella (8 GB con Base, 25 GB con Pro, 50 GB con Premium). Un backup è una copia di riserva separata con cui puoi recuperare i messaggi persi. Ti servono entrambi: spazio per lavorare e una rete di sicurezza.

Non è obbligatorio, perché i backup automatici sono già attivi. Se vuoi una sicurezza in più o una copia interamente sotto il tuo controllo, puoi esportare tu stesso la posta o tenere una copia locale tramite un client email. Per la maggior parte degli utenti il backup automatico è sufficiente.

Dipende dal tuo paese, dal tuo settore e dal tipo di messaggio. Per i documenti fiscali e contabili valgono obblighi di conservazione per legge; per il resto della posta stabilisci tu un termine sensato. Basati sulla fonte ufficiale per la tua situazione e nel dubbio rivolgiti a uno specialista.

No. Un archivio è uno spazio ordinato e a lungo termine per messaggi che conservi consapevolmente e vuoi ritrovare. Un backup è una copia di riserva che ti salva quando qualcosa va storto, come una cancellazione o un guasto. Per una buona gestione ti servono entrambi, ognuno con il suo scopo.

No. Il GDPR chiede di non conservare i dati personali più a lungo del necessario per lo scopo. Devi quindi trovare un equilibrio: da una parte gli obblighi di conservazione per legge, dall'altra l'eliminazione per tempo. Metti per iscritto le tue scelte e nel dubbio fatti consigliare da uno specialista.

Perché le offerte sono composte in modo diverso: una mostra un prezzo introduttivo, l'altra il prezzo di rinnovo; una fa pagare solo l'email, l'altra un'intera suite per l'ufficio. Separa le voci e fai i conti con il prezzo di rinnovo: così confronti in modo onesto.

Non sempre. Se parti da zero, la configurazione di solito si fa in fretta senza costi aggiuntivi. Se trasferisci posta e contatti esistenti, possono aggiungersi una configurazione o una migrazione una tantum. Hai dubbi sulla tua situazione? Chiedicelo pure.

Sì. I campi sono ovunque gli stessi; a volte cambiano leggermente solo i nomi dei menu. Quando aggiungi un account scegli la configurazione manuale o IMAP e inserisci il server in entrata con porta 993 e quello in uscita con porta 465, sempre con SSL/TLS.

L'app Gmail ti serve solo come client email; la tua casella Mailflux la aggiungi tramite Altro → Personale (IMAP). Accedi con indirizzo e password Mailflux, non con un altro account. I tuoi messaggi restano interamente sul server Mailflux.

IMAP per la posta in entrata usa la porta 993 con SSL/TLS, e SMTP per la posta in uscita usa la porta 465 con SSL/TLS. Se preferisci lavorare con POP, è la porta 995 con SSL/TLS. Il nome utente è sempre il tuo indirizzo email completo.

Il nome del server in entrata e in uscita lo trovi nel tuo account Mailflux, tra i dati della tua casella. Il nome host varia da dominio a dominio, quindi copialo alla lettera. Non ne vieni a capo? Allora ti forniamo volentieri noi i valori giusti.

Con un dominio personalizzato Outlook non sempre riesce a trovare i server da solo. Scegli quindi IMAP come tipo di account e inserisci a mano il server in entrata e quello in uscita con i valori indicati sopra. Appena i dati sono corretti, Outlook si connette subito e scarica i tuoi messaggi.

Sì. Ripeti i passaggi per ogni casella tramite Outlook → Impostazioni → Account → +. Ogni casella ha il suo elenco di cartelle, mentre grazie a IMAP i messaggi restano sul server e sono sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi.

No. Puoi leggere e inviare la tua posta Mailflux direttamente tramite webmail.mailflux.eu, senza collegare nulla. Collegarla in Outlook sul web è comodo se preferisci riunire i tuoi indirizzi in un'unica schermata che conosci già.

Sì. Ripeti i passaggi per ogni indirizzo tramite l'ingranaggio → Posta → Account di posta elettronica → Aggiungi account. Ogni casella mantiene le sue cartelle, mentre grazie a IMAP i messaggi restano sul server e sono sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi.

Con un dominio personalizzato Mail non sempre riesce a trovare i server da solo, e allora compare questo messaggio. Inserisci a mano il server in entrata e quello in uscita con i valori indicati sopra e clicca su Accedi. Appena i dati sono corretti, Mail si connette.

No. Siccome usi IMAP, i tuoi messaggi sono sul server, non solo sul Mac. Se rimuovi l'account, le tue email restano visibili nella webmail e sugli altri dispositivi. Quindi non perdi nulla.

Di solito configuri SMTP insieme al tuo account: il tuo client email chiede sia il server in entrata (IMAP) sia quello in uscita (SMTP). Se l'invio non funziona, modifichi solo la sezione Server in uscita (SMTP) con la porta 465, SSL/TLS e il tuo indirizzo email completo come nome utente.

L'autenticazione sul server in uscita impedisce che qualcun altro invii tramite il tuo indirizzo. Per questo Mailflux chiede anche per SMTP il tuo indirizzo email completo e la password. Senza questo accesso il server rifiuta il tuo messaggio, e nel tuo client email vedi spesso un avviso di “invio non riuscito”.

Nell'app Posta clicca sull'ingranaggio → Gestisci account → Aggiungi account. Scorri quella finestra fino in fondo: lì trovi Configurazione avanzata. Scegli Posta elettronica Internet per configurare a mano la tua casella Mailflux con i dati del server indicati sopra.

Posta di Windows non sempre mostra le porte separatamente. Se selezioni le caselle SSL, l'app usa in automatico le porte standard sicure: 993 per la posta in arrivo e 465 per quella in uscita. Se il nome del server è corretto e le caselle sono selezionate, l'app si connette.

Un alias è un singolo indirizzo aggiuntivo che crei tu e fai puntare a una casella. Un catch-all invece raccoglie proprio tutti gli indirizzi del tuo dominio, anche quelli che non hai mai creato. Gli alias ti danno più controllo; un catch-all è una rete ampia per tutto il resto che arriva.

Sì, funzionano benissimo insieme. Crei alias per gli indirizzi che usi davvero, e il catch-all raccoglie il resto. Così non perdi mai un messaggio per un errore di battitura, mentre tieni ben separati gli indirizzi importanti. Nel dubbio ti aiutiamo volentieri a trovare la configurazione giusta.

Un indirizzo di funzione come alias non costa nulla in più: con ogni piano hai 20 alias gratuiti. Se vuoi una casella condivisa separata con il proprio spazio di archiviazione, è una casella in più nel tuo abbonamento. Così scegli tu tra un semplice alias gratuito e una casella comune completa, a seconda di come lavorate insieme.

Sì, è proprio lo scopo. Con una casella condivisa tutte le persone coinvolte vedono la stessa posta in arrivo e inviata, così nulla cade nel vuoto quando qualcuno è assente. Con un alias la posta arriva nella casella della persona dietro l'indirizzo, che poi la gestisce o la inoltra da sé.

Lo sconsigliamo, perché il filtro ti protegge anche da phishing e malware, non solo dalla pubblicità. Meglio regolarlo che disattivarlo: metti i mittenti fidati nella lista bianca e segnala ciò che riesce comunque a passare. Così mantieni la protezione, mentre la posta che per te è importante arriva normalmente.

Il filtro impara di continuo da ciò che segnali, quindi di solito noti la differenza già dopo qualche giorno. Più sei coerente nel segnare lo spam come spam e la posta buona come non spam, più va veloce e preciso. I mittenti abituali nella lista bianca funzionano subito, senza attese.

Dipende da quanti allegati conservi. Chi riceve soprattutto email di solo testo se la cava per anni con 8 GB. Se invii e conservi molte foto, PDF o file grandi, 25 o 50 GB sono più comodi. Guarda il tuo consumo attuale nella webmail e scegli con un po' di margine: così non dovrai aumentare di nuovo lo spazio a breve.

No. Con un upgrade tutta la tua posta esistente resta dov'è; ottieni solo più spazio. Non viene eliminato né spostato nulla. Noti soltanto che il limite di spazio aumenta, così nuovi messaggi e allegati ci stanno di nuovo senza problemi.

No, non lo fai da solo. La posta cancellata la recuperi tu dal cestino, ma il ripristino da un backup automatico avviene con cura tramite il nostro supporto. Così evitiamo che dati sbagliati o non aggiornati finiscano sulla tua casella. Contattaci con i dettagli e lo sistemiamo insieme.

Indica di quale casella si tratta, in quale cartella si trovava il messaggio, più o meno in che data l'hai perso e chi era il mittente o qual era l'oggetto. Più precisi sono questi dati, più velocemente ritroviamo il messaggio giusto. Segnalalo inoltre il prima possibile: così le probabilità di un ripristino rapido sono più alte.

Sì. La tua casella attuale continua a ricevere e inviare finché non cambi i record MX. Prima copi i messaggi e provi la nuova casella, e solo quando tutto torna cambi la consegna della posta. Dopo il cambio tieni aperta la vecchia casella ancora un po' per recuperare i messaggi in ritardo.

Sì, purché tu usi lo stesso dominio. Su Mailflux crei gli stessi indirizzi che avevi presso il vecchio hosting, per esempio tu@latuaazienda.it. Dopo il cambio dei record MX la posta arriva esattamente allo stesso indirizzo, ora nella tua nuova casella. I tuoi contatti non si accorgono del trasloco.

No. Un server di invio che non vede ancora il tuo nuovo indirizzo riprova in automatico, spesso per ore. E siccome la vecchia casella è ancora aperta, la posta in ritardo viene raccolta lì e tu la copi in seguito. Abbassando il TTL in anticipo mantieni breve la finestra di passaggio.

Di solito si conclude in poche ore, a volte fino a circa un giorno, a seconda del TTL impostato sui tuoi record. Se abbassi il TTL un giorno prima, va più veloce. Fino ad allora tieni aperta la vecchia casella, così sei sicuro di non perdere messaggi durante il passaggio.

Sì. Se metti i tuoi contatti in una rubrica condivisa, i colleghi con cui la condividi lavorano con gli stessi dati. Se qualcuno cambia un numero o un indirizzo, è subito giusto per tutti. Così eviti elenchi sparsi e superati sul dispositivo di ciascuno.

Sì. Una rubrica condivisa la sincronizzi sul telefono o nell'app dei contatti tramite CardDAV. Così hai i contatti del team sempre a portata di mano, anche fuori ufficio. Scopri come configurarlo in sincronizzare i contatti con CardDAV.

Sì. La lista delle attività è nella webmail, che funziona direttamente nel browser del telefono o del tablet, senza installazioni. Accedi a webmail.mailflux.eu e vedi le stesse attività del computer. Così lavori ovunque con un'unica lista aggiornata.

No. La lista delle attività fa parte dei piani Pro e Premium, insieme al calendario e a CardDAV/CalDAV. Il piano Base non ha queste funzioni. Se vuoi gestire le attività nella tua webmail, scegli una casella Pro o Premium.

Per ogni indirizzo scegli tra un alias e una vera casella condivisa. Un alias inoltra la posta a una casella esistente; una casella condivisa permette a più colleghi di lavorare insieme nella stessa posta in arrivo. Entrambi funzionano sotto il dominio della tua azienda.

Sì. Gestisci tutti gli indirizzi sotto il tuo dominio da un unico punto, e con la gestione degli account in blocco crei o modifichi più caselle in una volta sola. Così la gestione resta ordinata, anche quando arrivano o se ne vanno dei colleghi.

No. Per ogni casella scegli tra Base (4,99 €), Pro (6,99 €) e Premium (9,99 €). Così dai un piano più completo a chi ha bisogno del calendario condiviso, mentre altri colleghi restano su un piano più leggero.

Sì, è il punto centrale. Un indirizzo sul tuo dominio, come nome@latuaazienda.it, appare più professionale di un indirizzo gratuito e resta tuo. Se non hai ancora un dominio, Mailflux te ne registra e gestisce uno.

Paghi per casella al mese, con fatturazione annuale: Base 4,99 €, Pro 6,99 € o Premium 9,99 €. Paghi solo per l'email, non per una suite per l'ufficio completa. Il dominio ed eventuali costi di attivazione si aggiungono a parte.

Sì. Se inizi da solo e più avanti assumi qualcuno, aggiungi semplicemente una casella sotto lo stesso dominio. Non devi trasferire o riconfigurare nulla; il tuo nuovo collega scrive subito dal vostro dominio.

Con la gestione degli account in blocco crei in una volta sola più caselle sotto il tuo dominio, invece di configurare ogni casella separatamente. Poi le gestisci in modo centrale: aggiungi, modifichi o revochi indirizzi quando il team cambia.

Sì. Ogni casella include 20 alias gratuiti, ideali per indirizzi di funzione come info@, vendite@ e support@. Così più colleghi possono leggere un indirizzo condiviso e nulla resta in sospeso quando qualcuno è assente.

Disattivi la casella in modo ordinato o la reindirizzi temporaneamente, così i contatti in corso con i clienti non vanno persi. Poiché gli indirizzi di funzione non dipendono da una sola persona, info@ e support@ continuano a funzionare mentre organizzi il passaggio di consegne.

Di solito perché il mittente non è autenticato correttamente. Senza SPF, DKIM e DMARC corretti, i server di posta del destinatario dubitano che il tuo messaggio sia autentico. Mailflux gestisce queste impostazioni e tiene d'occhio la reputazione IP, così le tue email transazionali arrivano in modo più affidabile.

Sono utili ordini@ per gli ordini, support@ per le domande dei clienti e resi@ per resi e reclami. Con 20 alias gratuiti per casella configuri questi indirizzi senza costi extra, mentre tutto resta ordinato sotto il tuo dominio.

No. Mailflux gestisce SPF, DKIM e DMARC e tiene d'occhio la reputazione IP per te. Tu ti concentri sul tuo negozio e sui tuoi clienti; al recapito delle tue email pensiamo noi dietro le quinte.

Mailflux offre un hosting europeo e conforme al GDPR, con filtri contro phishing e malware, backup automatici e autenticazione a due fattori (2FA) opzionale. È una base solida per comunicazioni riservate. Inoltre limita sempre ciò che condividi via email allo stretto necessario e, in caso di dubbio, consulta uno specialista.

In Europa. Mailflux offre un hosting conforme al GDPR, così i dati dei clienti sono soggetti alle regole europee e non finiscono senza motivo fuori dall'UE. Per i clienti corporate che chiedono come tratti i loro dati, è un punto di partenza chiaro e rassicurante.

Sì. Inizi con una casella e ne aggiungi altre in seguito sotto lo stesso dominio; per numeri più grandi c'è la gestione degli account in blocco. La tua immagine verso i clienti resta coerente, perché tutti scrivono dal vostro dominio.

Sì. Scrivi tramite la webmail nel browser su qualsiasi dispositivo, quindi anche sul telefono o sul tablet in cantiere, senza installare nulla. Accedi e leggi o invii subito i tuoi messaggi, ovunque tu sia.

Sì. Un preventivo da tuonome@latuaazienda.it appare più serio e affidabile di uno da un indirizzo gratuito. Per i clienti privati che confrontano diversi artigiani, contribuisce all'impressione professionale che dai.

No. Colleghi il tuo dominio o ne fai registrare e gestire uno da Mailflux, e poi la tua email funziona semplicemente nel browser. Se ti blocchi comunque, ti aiutiamo personalmente a partire, senza bisogno di una preparazione tecnica.

Un indirizzo con il tuo dominio, come ciao@latuaazienda.it, si abbina al tuo marchio e al tuo sito web e risulta più personale e professionale di un indirizzo gratuito. Per coach e formatori, per i quali il contatto stesso è il servizio, rafforza la fiducia di clienti e corsisti.

Per qualche invio più ampio ogni tanto, aiuta il fatto che Mailflux gestisce SPF, DKIM e DMARC e tiene d'occhio la reputazione IP, così i tuoi messaggi arrivano in modo affidabile. Per invii più grandi vediamo volentieri insieme cosa fa al caso tuo; contattaci pure.

Con Pro e Premium hai un calendario, una lista delle attività e una gestione centralizzata dei contatti. Così tieni in un unico posto appuntamenti con i clienti, date dei corsi e dati di contatto dei partecipanti, accanto alla tua email sotto lo stesso dominio.

Il filtro contro spam, phishing e malware funziona con il machine learning e blocca molti messaggi falsi di questo tipo. Una garanzia totale non esiste, quindi resta attento alle fatture o alle richieste di pagamento inattese. Se hai dubbi su un messaggio, fai una telefonata al tuo laboratorio o fornitore.

Solo in modo protetto e limitato allo stretto necessario. Un referto contiene dati sanitari ed è quindi protetto in modo rafforzato dal GDPR. Assicurati che ci sia la crittografia e verifica di scrivere all'indirizzo giusto del medico. In caso di dubbio chiedi al tuo ordine professionale quali canali sono indicati.

Vanno bene entrambi: nei Paesi Bassi la professione si chiama fysiotherapeut, in Belgio kinesist (kinesitherapeut). Le informazioni di questa pagina valgono per entrambi. Le regole sulla privacy per referti e invii sono in sostanza le stesse; l'autorità di controllo competente e l'associazione professionale cambiano da paese a paese.

Sì. Con la gestione degli account in blocco crei in una volta sola le caselle sul dominio del tuo studio: un indirizzo per ogni terapista più indirizzi condivisi come appuntamenti@. Così lo studio mantiene la gestione centralizzata e tutto resta sotto un unico dominio riconoscibile.

Perché il contenuto è eccezionalmente delicato e rientra nel tuo segreto professionale. Anche solo il nome di un cliente nella tua casella rivela che quella persona è in cura da te. Un messaggio intercettato o inviato per errore può rompere la fiducia ed è subito una violazione dei dati ai sensi del GDPR.

Tieni il più possibile i resoconti di contenuto dei colloqui fuori dall'email normale. Per conferme di appuntamento e messaggi pratici basta spesso una breve email senza dettagli sul trattamento. Non condividere più del necessario e, per i resoconti, segui i canali consigliati dal tuo ordine professionale. In caso di dubbio consulta uno specialista.

Sì. La webmail funziona nel browser su ogni dispositivo, senza installazione, e le connessioni sono crittografate tramite TLS. Attiva l'autenticazione a due fattori (2FA) e blocca il tuo dispositivo: così la tua casella resta protetta, anche in giro tra un appuntamento e l'altro.

Solo in modo protetto e limitato allo stretto necessario. Ricette e dati sui farmaci sono dati sanitari e quindi godono di una protezione rafforzata nel GDPR. Assicurati che ci sia la crittografia e verifica che il medico, l'assicurazione o il paziente possano ricevere i dati. In caso di dubbio chiedi al tuo ordine professionale quali sono i canali indicati.

Il filtro basato sul machine learning contro spam, phishing e malware tiene fuori dalla posta in arrivo molto rumore e molti messaggi falsi, il che fa la differenza con tanto traffico di routine. Con le etichette colorate e indirizzi condivisi come ordini@ mantieni la visione d'insieme, e la gestione degli account in blocco ti permette di gestire in modo centrale le caselle di tutto il team.

Sì. Con la gestione degli account in blocco crei in una volta sola le caselle sul dominio della tua farmacia: un indirizzo per collaboratore più indirizzi condivisi come info@. Così la farmacia mantiene la gestione centralizzata e tutta la comunicazione resta sotto un unico dominio riconoscibile.

Poiché gli indirizzi appartengono alla funzione e non alla persona, passano al nuovo membro del direttivo, compresa la corrispondenza precedente. Dai l'accesso a chi subentra e lo revochi a chi se ne va. Così la storia dell'organizzazione viene conservata.

No, ed è proprio questo lo scopo. Ogni membro del direttivo ha un proprio accesso agli indirizzi di funzione legati al suo ruolo. Così sai sempre chi ha accesso e puoi revocarlo in modo ordinato quando qualcuno se ne va, senza che una sola password debole apra tutto.

Sì. Nomi, indirizzi e recapiti dei tuoi soci sono dati personali e devi proteggerli in modo adeguato. Non conservarli in una casella privata e limita l'accesso a chi ne ha bisogno. In caso di dubbio sui tuoi obblighi consulta uno specialista.

Usi un dominio proprio per la VvE e sotto quel dominio crei un indirizzo di funzione, come direttivo@latuaazienda.it. Così l'email appartiene alla VvE e non alla casella privata di un membro del direttivo, e tutta la comunicazione arriva sempre in un unico posto fisso.

Poiché l'indirizzo appartiene alla VvE, trasferisci solo l'accesso al nuovo direttivo. La casella resta dov'è, con tutti i verbali, i preventivi e la corrispondenza precedente. I membri uscenti del direttivo perdono il loro accesso.

Sì. Con una casella condivisa (shared mailbox) più persone lavorano nella stessa posta in arrivo senza usare lo stesso account o la stessa password. Ognuno ha un proprio accesso, che al momento di un cambio puoi modificare o revocare separatamente.

Di solito no. Il contenuto ha un ruolo, ma pesano di più l'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC) e la reputazione del server di invio. Se queste non sono a posto, anche un'email impeccabile finisce nello spam. Se ripristini questi segnali, di norma il problema si risolve da sé.

SPF, DKIM e DMARC puoi impostarli da solo se hai accesso al tuo DNS. La reputazione IP del server di invio invece non è nelle tue mani. Dipende dal tuo fornitore di hosting. Se scegli un hosting email gestito, quella parte viene gestita per te.

Il recapito è la probabilità che il tuo messaggio arrivi davvero nella posta in arrivo invece che nello spam o da nessuna parte. Dipende soprattutto dall'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC) e dalla reputazione del server di invio, non tanto dal contenuto del tuo testo.

Di solito per la tecnica dietro le quinte. Un'autenticazione mancante o sbagliata, o un server di invio con una reputazione IP debole, danno al destinatario troppo poca fiducia. Se sistemi quei segnali, di norma la tua posta arriva senza problemi.

In parte. Scrivi email personali e invii solo a chi se le aspetta. Ma autenticazione e reputazione IP spettano al tuo provider. Se se ne occupa bene, ti toglie la parte più difficile.

È la reputazione dell'indirizzo IP da cui invii, costruita in base a come quell'indirizzo si è comportato in passato. I server destinatari usano questa reputazione per decidere se il tuo messaggio arriva nella posta in arrivo, finisce nello spam o viene rifiutato.

Con un hosting economico e condiviso dividi un indirizzo IP con molti altri clienti. Se uno di loro si comporta da spammer, l'intero indirizzo si fa una cattiva fama e tu la erediti. La tua posta viene allora bloccata o trattata come spam, senza colpa tua.

Esistono servizi di controllo gratuiti in cui puoi cercare un indirizzo IP nelle blacklist note. Se ci sei, sull'hosting condiviso spesso è difficile risolverlo da solo. Un provider che gestisce i server di invio tiene d'occhio la cosa per te.

Gli invii di massa vengono giudicati in modo più severo dei messaggi da persona a persona. In un invio grande i filtri guardano con più attenzione ad autenticazione, qualità della lista e coinvolgimento. Se mancano SPF, DKIM e DMARC corretti, o se nella lista ci sono indirizzi non richiesti, l'invio finisce nello spam più in fretta di una singola email.

Sì. Un link di disiscrizione chiaro e funzionante fa sì che chi non vuole più ricevere i tuoi messaggi si disiscriva invece di cliccare su “questo è spam”. Quelle segnalazioni di spam danneggiano molto la tua reputazione. Rendere facile la disiscrizione non è quindi solo una cortesia, ma protegge anche la deliverability dei tuoi prossimi invii.

Sì. Dal 2024 i requisiti sull'autenticazione pesano di più presso i grandi provider di posta, anche per i mittenti più piccoli che inviano email di massa. SPF, DKIM e DMARC corretti sono la base per sembrare affidabile. Senza questa base il tuo invio inciampa ancora prima che qualcuno ne guardi il contenuto.

SPF stabilisce quali server possono inviare a nome tuo, DKIM firma il messaggio così una manipolazione salta all'occhio, e DMARC unisce i due: collega il controllo al mittente visibile e stabilisce cosa succede quando un controllo fallisce. DMARC aggiunge anche i report su chi invia posta a nome tuo.

È la tua policy DMARC. none non cambia nulla nella consegna e ti permette solo di osservare tramite i report. quarantine manda nello spam la posta che non supera il controllo. reject la rifiuta del tutto. Passi gradualmente da none a reject quando sei sicuro che la posta legittima non vada persa.

I report mostrano quali server inviano posta a nome del tuo dominio, compreso l'uso non autorizzato. Li usi per verificare che tutte le tue fonti legittime superino SPF e DKIM e per scovare gli abusi. Solo quando tutto torna, rendi la tua policy più severa passo dopo passo.

Sempre prima SPF, poi DKIM, poi DMARC. SPF e DKIM sono i mattoni; DMARC si appoggia su di essi e stabilisce cosa succede se un controllo fallisce. Se configuri DMARC prima che gli altri due siano corretti, rischi che la tua stessa posta legittima venga rifiutata.

Insieme costringono un falsificatore a superare tre ostacoli contemporaneamente: inviare da un server autorizzato (SPF), apporre una firma valida (DKIM) e corrispondere al mittente visibile (allineamento DMARC). Un truffatore senza accesso al tuo dominio e alle tue chiavi non ci riesce, quindi la sua posta viene bloccata.

I record DNS si pubblicano in fretta, ma le modifiche possono impiegare fino a un giorno per propagarsi a causa della cache. DMARC poi richiede pazienza: lasci la policy prima per alcune settimane su none per raccogliere i report, prima di passare a quarantine e reject.

Non per legge, ma in pratica sì. Dal 2024 i grandi provider di posta esigono che i mittenti si autentichino con SPF, DKIM e DMARC. Se non rispetti questi requisiti, la tua email viene rifiutata o trattata come spam. L'effetto è quindi lo stesso di un obbligo.

Sì. Per gli invii di grandi volumi valgono regole più severe, ma i segnali di base vengono controllati per tutti. Anche una manciata di email aziendali al giorno arriva meglio con SPF, DKIM e DMARC corretti. Si configura una volta sola e poi sei tranquillo.

Di solito non dalla normale gestione DNS. Un record PTR appartiene all'indirizzo IP ed è gestito da chi possiede il server. Con un hosting tuo lo chiedi al tuo provider di hosting; con l'email in hosting se ne occupa il provider per te.

Un record MX dice al mondo a quale server deve andare la posta per il tuo dominio. Un record PTR fa il contrario: ricollega l'indirizzo IP del server mittente a un nome, così il destinatario può verificare il mittente. Servono entrambi per una consegna affidabile.

Può influire. Se manca un record PTR in ordine o se è generico, i destinatari più severi rifiutano la tua posta o la mettono nello spam. Raramente è l'unica causa, ma è un requisito di base spesso dimenticato sugli hosting economici.

Leggere soltanto un messaggio di solito è sicuro. Il rischio sta in ciò che fai dopo: aprire un allegato, cliccare su un link o “abilitare le macro”. Finché non tocchi allegati e link sospetti non succede nulla, anche se l'email si trova nella tua posta in arrivo.

I file eseguibili e gli script sono i più rischiosi, ma anche i normali documenti con macro e i file zip che nascondono file di questo tipo. Fai particolare attenzione a fatture, avvisi di spedizione e candidature inattese, perché sono le confezioni classiche del malware.

Scollega il dispositivo da internet e dalla rete, fallo controllare con un software di sicurezza aggiornato e cambia le password da un dispositivo pulito. Segnalalo al tuo provider o al responsabile IT e, se necessario, ripristina da un backup recente. Più in fretta reagisci, più limitati sono i danni.

Le password escono nelle violazioni dei dati, vengono riutilizzate o rubate con il phishing. Appena una finisce in giro, il tuo account è aperto. L'autenticazione a due fattori aggiunge una seconda prova (un codice che hai), così una password rubata da sola non basta più per entrare.

Un codice da un'app di autenticazione è di solito più sicuro di un codice via SMS, perché un SMS può essere intercettato o deviato. Ancora più robuste sono le chiavi di sicurezza fisiche. Per la maggior parte degli utenti un'app di autenticazione è il miglior equilibrio tra sicurezza e comodità.

Per questo esistono i codici di recupero che hai ricevuto durante la configurazione: conservali in un posto sicuro e separato. Se perdi sia il telefono sia i codici, segui la procedura di recupero del tuo provider. Poi riattiva subito la 2FA sul nuovo dispositivo.

No. Il forced TLS crittografa la connessione su cui viaggia la tua posta, così nessuno può leggere lungo il percorso. La crittografia end-to-end crittografa il contenuto stesso, così solo il destinatario finale può leggerlo, anche sul server. TLS è sicurezza del trasporto; per i contenuti più sensibili serve un livello in più.

Per i dati personali di base, una connessione crittografata è un'importante misura di base. Il GDPR richiede una sicurezza adeguata, e questa dipende dalla sensibilità dei dati. Per le categorie particolari, come i dati sanitari, può servire di più. In caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Di solito no, come utente. TLS e la sua imposizione fanno parte di un ambiente di posta configurato bene e sono gestiti dal tuo provider. In pratica te ne accorgi poco, se non per il fatto che i tuoi messaggi vengono inviati e ricevuti solo tramite connessioni protette.

Una normale email non è automaticamente adatta alle categorie particolari di dati personali, come i dati sanitari; per questi valgono requisiti più severi. Con connessioni crittografate, 2FA e hosting europeo poni una buona base, ma la valutazione resta caso per caso. In caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Attivare l'autenticazione a due fattori e usare una password unica e robusta. La maggior parte degli account viene violata tramite password rubate o riutilizzate, quindi questa sola abitudine offre in proporzione la protezione maggiore. Vedi proteggere l'email con la 2FA.

Le connessioni crittografate proteggono i messaggi lungo il percorso tra server e dispositivo, ed è un livello importante. Una protezione totale non esiste: contano anche il destinatario, la tua password e la tua attenzione. Vedi forced TLS e connessioni crittografate.

Fai attenzione a un'urgenza inattesa, a mittenti che non tornano del tutto e a link che puntano a un indirizzo strano quando ci passi sopra con il mouse. Se ti viene chiesto di accedere o di pagare tramite un link, stai ancora più attento. Se hai dubbi, verifica tramite un altro canale.

Sì. Il GDPR vale per chiunque tratti dati personali, indipendentemente dalle dimensioni. Per una piccola impresa o un'associazione l'onere pratico di solito è limitato, ma le regole di base su cura e sicurezza valgono senza eccezioni. In caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Spesso sì, purché tu lo faccia con cura e in modo sicuro. Per i dati personali delicati o appartenenti a categorie particolari valgono requisiti più severi e una normale email non è affatto sempre adatta. Valuta messaggio per messaggio cosa invii e attraverso quale canale.

Dipende dalla tua situazione. Se un soggetto esterno tratta dati personali per tuo conto, il GDPR può richiedere un atto di nomina a responsabile del trattamento (DPA). Cosa serve esattamente varia da caso a caso; in caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Il GDPR chiede di non conservare i dati personali più a lungo del necessario per lo scopo per cui li hai raccolti. La legge non fissa termini precisi per l'email; dipende dalla tua situazione e da eventuali regole di settore. Elimina ciò che non ti serve più e in caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Non sempre. Dipende dai ruoli e da cosa viene trattato esattamente. Se un soggetto esterno tratta dati personali per tuo conto, il GDPR può richiedere un accordo. Cosa valga nel tuo caso è una valutazione caso per caso; in caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Il GDPR (articolo 28) indica tra l'altro l'oggetto e lo scopo del trattamento, i tipi di dati, le misure di sicurezza, la riservatezza, gli accordi sui sub-responsabili e cosa succede alla fine della collaborazione. Il contenuto preciso dipende dalla tua situazione.

Per questo contatta Mailflux e vediamo insieme cosa è possibile per la tua situazione. La base, un hosting europeo conforme al GDPR con connessioni crittografate, c'è in ogni caso. Cosa serva in più è una valutazione caso per caso; in caso di dubbio rivolgiti a uno specialista.

Il titolare del trattamento decide perché e come vengono trattati i dati personali; sei tu, per i tuoi clienti o soci. Un responsabile del trattamento tratta quei dati per tuo conto, secondo le tue istruzioni. Dai ruoli dipende se il GDPR richiede degli accordi, e quali.

All'associazione o all'organizzazione stessa, mai al nome privato di un membro del direttivo. Così il potere decisionale resta all'organizzazione, anche se qualcuno se ne va. Stabilisci inoltre chi gestisce il dominio e chi può trasferire l'accesso a un cambio di direttivo.

Il tuo indirizzo email smette di funzionare e, dopo un periodo di tolleranza, qualcun altro può registrare il dominio. Evitalo rinnovando il dominio in tempo, attivando il rinnovo automatico e annotando la data di scadenza. Tieni aggiornati anche i tuoi recapiti presso il registrar.

Sì, se è sul tuo dominio. Trasferisci le caselle al nuovo fornitore e punti il dominio verso di lui; l'indirizzo resta lo stesso. Solo con un indirizzo gratuito o un indirizzo legato al provider non è possibile.

No, se le porti con te. In un passaggio di solito trasferisci anche i messaggi, e un backup ti protegge dalle perdite. Il dominio determina il tuo indirizzo; la casella contiene i tuoi messaggi. Vedi passare dal tuo attuale provider di hosting.

Presso i fornitori seri il tuo messaggio viaggia di solito tramite una connessione crittografata (TLS), quindi è protetto lungo il percorso. Si tratta di crittografia del trasporto, non end-to-end. Sui server e presso il destinatario il messaggio è in linea di principio leggibile per i sistemi coinvolti.

TLS protegge il messaggio lungo il percorso tra server e dispositivi; sui server è leggibile. L'end-to-end crittografa il messaggio dal mittente al destinatario, così nemmeno i server intermedi possono leggerlo. L'end-to-end offre di più, ma richiede la collaborazione di entrambe le parti.

Per la corrispondenza normale di solito no: la crittografia del trasporto con un fornitore europeo affidabile è una base solida. Per contenuti molto sensibili un livello in più può essere sensato. Se hai dubbi, contattaci così fai una scelta adeguata.

Guarda le condizioni o l'informativa sulla privacy del tuo provider attuale, oppure chiedilo semplicemente. Se non ricevi una risposta chiara sull'ubicazione dei dati e sulla giurisdizione, questo è già di per sé un segnale. In dove si trova la mia email leggi come scoprirlo passo dopo passo.

Indirettamente può succedere. Se usi un fornitore soggetto al diritto americano, il CLOUD Act può avere un ruolo nelle richieste delle autorità statunitensi, anche se i tuoi dati sono in Europa. Con un fornitore interamente soggetto al diritto europeo quel rischio è minore. Nel dubbio rivolgiti a uno specialista.

La posizione aiuta, ma non è tutta la storia. Conta anche a quale giurisdizione è soggetto il fornitore. Un server in Europa presso un fornitore soggetto al diritto americano offre meno certezza di un fornitore che opera interamente sotto il diritto europeo.

Sovranità dei dati significa che i tuoi dati sono soggetti al diritto della giurisdizione che scegli tu, invece che a una legge straniera. Per le organizzazioni europee si traduce nel GDPR, con le relative garanzie su come vengono trattati i dati personali.