Adres e-mail dla stowarzyszenia lub vzw
Wyzwanie dla zarządu złożonego z wolontariuszy
Stowarzyszenie opiera się na wolontariuszach, a ci się zmieniają. Tegoroczny skarbnik za dwa lata może być już zwykłym członkiem. I właśnie tu poczta często sprawia problem. Wiele zarządów używa darmowego adresu, który należy do jednej osoby, albo wszyscy dzielą to samo hasło. Dopóki wszystko idzie dobrze, nikt tego nie zauważa.
Widać to dopiero wtedy, gdy ktoś odchodzi. Okazuje się wtedy, że cała poczta stowarzyszenia jest w prywatnej skrzynce byłego członka zarządu albo że nikt nie ma odwagi zmienić hasła, bo zależy od niego połowa kont. Jak zapytał ktoś na forum: „zna ktoś dobry sposób na założenie adresu e-mail dla organizacji?” To właściwe pytanie, bo rozwiązanie tkwi w organizacji, a nie w osobie.
Adresy funkcyjne zamiast adresów osobistych
Kluczem jest powiązanie poczty z funkcją, a nie z człowiekiem. skarbnik@twojafirma.pl należy do tego, kto w danej chwili jest skarbnikiem. Gdy zmienia się zarząd, adres przechodzi do nowego skarbnika razem z całą wcześniejszą korespondencją. Osoba odchodząca traci dostęp, a stowarzyszenie nie traci niczego.
Tak budujesz mały, logiczny zestaw:
zarzad@do ogólnej korespondencji i jako punkt kontaktowy na zewnątrz.skarbnik@,sekretariat@iprzewodniczacy@dla poszczególnych funkcji.- Ewentualnie
czlonkowie@lubwydarzenia@dla powracających tematów.
Jeśli chcesz zrozumieć, jak dokładnie taki adres funkcyjny przechodzi na następcę, przeczytaj artykuł adresy funkcyjne i przekazanie obowiązków. Jeśli wahasz się między wspólną skrzynką a adresem przekierowania, różnicę przystępnie wyjaśnia artykuł czym jest wspólna skrzynka.
Ciągłość bez dzielenia jednego loginu
Dzielenie jednego hasła wydaje się praktyczne, ale to ryzyko, które prędzej czy później się mści. Nie wiesz już, kto właściwie ma dostęp, nie możesz nikomu porządnie odebrać dostępu, a jedno słabe hasło od razu otwiera wszystko.
Lepiej, gdy każdy członek zarządu ma własny dostęp, a adresy funkcyjne są do niego podpięte. Wspólna skrzynka pozwala kilku członkom zarządu pracować w tej samej skrzynce bez korzystania z jednego konta. Gdy ktoś odchodzi, zmieniasz tylko jego dostęp; poczta stowarzyszenia zostaje na miejscu. Jeśli do tego włączysz opcjonalną weryfikację dwuetapową, skrzynka twojego stowarzyszenia jest dobrze chroniona, nawet gdy któryś z wolontariuszy mniej starannie podchodzi do haseł.
Niedrogo przy małej skali
Stowarzyszenie nie musi kupować do tego rozbudowanego pakietu. Zaczynasz skromnie: jedna lub dwie skrzynki we własnej domenie, a resztę załatwiasz aliasami, których dostajesz 20 za darmo na skrzynkę. W ten sposób zarzad@, skarbnik@ i sekretariat@ mogą trafiać do osób, które za nie odpowiadają, bez płacenia za osobne konto dla każdego adresu.
Plan Basic kosztuje 4,99 € za skrzynkę miesięcznie, przy rozliczeniu rocznym i bez domeny. Dla wielu stowarzyszeń to, razem z darmowymi aliasami, bardzo realna podstawa. Jeśli organizacja się rozrośnie, po prostu skalujesz usługę razem z nią.
Adres e-mail dla stowarzyszenia: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux to profesjonalna poczta we własnej domenie, hostowana w Europie i zgodna z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). To ostatnie ma znaczenie także dla stowarzyszenia, bo przetwarzasz dane członków. Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, automatyczne kopie zapasowe i opcjonalną weryfikację dwuetapową. Każdy pracuje przez webmail w przeglądarce albo we własnym programie pocztowym, bez instalacji. A jeśli utkniesz, dostajesz prawdziwą, osobistą obsługę.
Jeśli twoja organizacja to raczej fundacja lub stowarzyszenie o mieszanym charakterze, zajrzyj też do artykułu poczta dla fundacji i stowarzyszeń. Przegląd wszystkich grup docelowych znajdziesz na stronie dla kogo jest Mailflux.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Jak założyć adres e-mail dla stowarzyszenia?
Rejestrujesz lub wykorzystujesz własną domenę stowarzyszenia i zakładasz w niej adresy funkcyjne, takie jak zarzad@ i skarbnik@. Dzięki temu poczta należy do stowarzyszenia, a nie do prywatnej skrzynki członka zarządu.
Co dzieje się z pocztą, gdy zmienia się zarząd?
Ponieważ adresy należą do funkcji, a nie do osoby, przechodzą do nowego członka zarządu razem z wcześniejszą korespondencją. Osoba odchodząca traci dostęp, a historia stowarzyszenia zostaje zachowana.
Czy jedna skrzynka wystarczy małemu stowarzyszeniu?
Często tak. Zaczynasz od jednej lub dwóch skrzynek i używasz 20 darmowych aliasów na skrzynkę, żeby adresy funkcyjne trafiały do właściwej osoby. Dzięki temu przy małej skali koszty pozostają niskie.