Adresy e-mail dla całego zespołu
Wyzwanie: wszyscy spójnie w jednej domenie
Gdy tylko pracujesz z więcej niż jedną osobą, poczta staje się kwestią zarządzania. Jeśli jeden współpracownik pisze z darmowego adresu, drugi ze starego adresu u poprzedniego pracodawcy, a trzeci z prywatnej poczty, twoja firma na zewnątrz się rozpada. Klienci nie wiedzą już, co jest oficjalne, a co nie, a ty tracisz przegląd sytuacji.
Do tego dochodzą codzienne przyjścia i odejścia. Nowy pracownik potrzebuje działającego adresu od pierwszego dnia. Osoba, która odchodzi, musi zostać porządnie odłączona, bez utraty trwających kontaktów z klientami. A pytania, które przychodzą na info@, nie mogą czekać tylko dlatego, że jedna osoba jest na urlopie.
Office manager lub właściciel firmy chce móc załatwić to wszystko w jednym miejscu: tworzyć, zmieniać i usuwać adresy bez każdorazowej ingerencji technicznej. Krótko mówiąc, szukasz zarządzania, które rośnie razem z firmą.
Adresy funkcyjne i wspólne skrzynki
Zespół nie działa wyłącznie na adresach osobistych. Adresy funkcyjne sprawiają, że właściwa poczta trafia do właściwego zespołu, także gdy ktoś się zmienia:
info@jako ogólny punkt kontaktowy, który możesz ustawić jako wspólną skrzynkę, żeby kilku współpracowników czytało pocztę i nic nie czekało.sprzedaz@do ofert i nowych klientów, żeby leady trafiały w jedno miejsce.support@do pytań po sprzedaży, oddzielnie od reszty.ksiegowosc@lubfaktury@do spraw administracyjnych, oddzielnie od codziennej korespondencji.
Zaletą takich adresów jest to, że nie są przypisane do jednej osoby. Gdy ktoś idzie na urlop albo obowiązki przejmuje nowy współpracownik, adres działa dalej. Klienci nigdy nie muszą uczyć się nowego adresu.
Co musi umieć poczta dla zespołu
Przy kilku osobach w jednej domenie liczą się przede wszystkim sprawne zarządzanie, spójny wizerunek i niezawodność:
- Jedna domena dla wszystkich, dzięki czemu każdy pracownik rozpoznawalnie pisze w imieniu tej samej firmy.
- Sprawne wdrażanie i offboarding: tworzenie i usuwanie adresów bez kłopotu.
- Zarządzanie zbiorcze, dzięki któremu nie musisz konfigurować każdej skrzynki po kolei, gdy pracujesz z całą grupą naraz.
- Adresy funkcyjne i wspólne dla
info@i innych. - Bezpieczeństwo dla wszystkich: filtrowanie, kopie zapasowe i opcjonalna weryfikacja dwuetapowa na każdej skrzynce.
Adresy e-mail dla zespołu: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux to profesjonalna poczta we własnej domenie, hostowana w Europie i zgodna z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), z zarządzaniem nastawionym na zespoły. Dla firm jest zbiorcze zarządzanie kontami: za jednym razem tworzysz wiele skrzynek we własnej domenie i zarządzasz nimi centralnie. Nowy współpracownik? Skrzynka założona i gotowe. Ktoś odchodzi? Kilka kroków i konto jest zamknięte.
Każda skrzynka dostaje 20 darmowych aliasów, idealnych dla adresów funkcyjnych, takich jak info@, sprzedaz@ i support@, bez płacenia za osobne skrzynki. Płacisz za skrzynkę miesięcznie, przy rozliczeniu rocznym: Basic 4,99 €, Pro 6,99 € lub Premium 9,99 €, i tylko za pocztę, a nie za pełny pakiet biurowy z narzędziami, których połowa zespołu nigdy nie otwiera. W planach Pro i Premium dochodzą wspólny kalendarz, lista zadań i centralne zarządzanie kontaktami, dzięki którym współpracownicy mogą dzielić się spotkaniami i kontaktami.
Każdy korzysta z poczty przez webmail w przeglądarce na każdym urządzeniu albo we własnym programie pocztowym; nie trzeba niczego instalować. Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, automatyczne kopie zapasowe i opcjonalną weryfikację dwuetapową, a filtrowanie spamu, phishingu i złośliwego oprogramowania opiera się na uczeniu maszynowym.
Jeśli pracujesz w rozwijającej się firmie, przeczytaj też artykuł e-mail dla MŚP i małych firm. Jeśli zarządzasz wieloma skrzynkami, dobrą kontynuacją są zarządzanie wieloma skrzynkami i zbiorcze zarządzanie kontami dla firm. Przegląd wszystkich grup docelowych znajdziesz na stronie dla kogo jest Mailflux.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Jak założyć adresy e-mail dla całego zespołu?
Dzięki zbiorczemu zarządzaniu kontami za jednym razem tworzysz wiele skrzynek we własnej domenie, zamiast konfigurować każdą osobno. Potem zarządzasz nimi centralnie: dodajesz, zmieniasz lub usuwasz adresy, gdy zmienia się skład zespołu.
Czy mogę ustawić wspólne adresy, takie jak info@?
Tak. Każda skrzynka obejmuje 20 darmowych aliasów, idealnych dla adresów funkcyjnych, takich jak info@, sprzedaz@ i support@. Dzięki temu kilku współpracowników może czytać pocztę ze wspólnego adresu i nic nie czeka, gdy ktoś jest nieobecny.
Co się dzieje, gdy pracownik odchodzi?
Porządnie zamykasz skrzynkę albo tymczasowo ją przekierowujesz, żeby trwające kontakty z klientami nie przepadły. Ponieważ adresy funkcyjne nie są przypisane do jednej osoby, info@ i support@ działają dalej, gdy ty organizujesz przekazanie obowiązków.