Archiwizacja poczty i okres przechowywania e-maili
Czym jest archiwizacja poczty i okres przechowywania?
Archiwizacja to coś innego niż trzymanie wiadomości w skrzynce odbiorczej. Archiwizując, przenosisz wiadomości do osobnego, uporządkowanego miejsca: znikają z pola widzenia, ale możesz je odnaleźć, gdy ich potrzebujesz. Twoja skrzynka odbiorcza pozostaje dzięki temu przejrzysta, a zamknięte sprawy są porządnie odłożone.
Okres przechowywania to czas, przez który zatrzymujesz wiadomość. Może wynikać z obowiązku prawnego (pomyśl o dokumentacji dla urzędu skarbowego), z ustaleń branżowych albo po prostu z twojej potrzeby, żeby móc coś później odnaleźć. Archiwizacja to więc jak, a okres przechowywania to jak długo.
Dlaczego archiwizacja poczty i okresy przechowywania mają znaczenie
Dla firmy lub organizacji poczta e-mail to często oficjalna dokumentacja: są w niej oferty, potwierdzenia zleceń, faktury, ustalenia i kontakt z klientami. Możliwość odnalezienia tej korespondencji później jest ważna z kilku powodów:
- Dowód i źródło informacji. W sporze o ustalenia lub dostawę oryginalny e-mail często przesądza sprawę.
- Obowiązki prawne. Dokumentację księgową i podatkową obejmują obowiązki przechowywania. Jak długo dokładnie, zależy od kraju, rodzaju dokumentu, a czasem od branży.
- Ciągłość. Gdy odchodzi pracownik albo zmienia się zarząd, chcesz, żeby istotna historia korespondencji została w organizacji.
- Przejrzysta skrzynka odbiorcza. Skrzynka z wiadomościami z wielu lat staje się wolna i nieprzejrzysta. Archiwizacja odciąża twoją codzienną pracę.
Jeśli pracujesz z danymi osobowymi, dochodzi jeszcze jedno: ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wymaga, żeby nie przechowywać danych dłużej, niż to konieczne. Okresy przechowywania działają więc w dwie strony: niektóre rzeczy musisz trzymać długo, inne właśnie w porę usuwać. Więcej o tej równowadze przeczytasz w artykule RODO a mała firma: poczta e-mail w praktyce.
Jak to działa
Archiwizację i przechowywanie załatwiasz w kilku praktycznych krokach:
- Ustal, co archiwizujesz. Nie każdy e-mail trzeba zachować: newslettery i wewnętrzne krótkie notatki mogą zniknąć, a ustalenia biznesowe, faktury i korespondencja z klientami zostają.
- Wybierz okres przechowywania dla każdej kategorii. Dokumentację trzymasz tak długo, jak wymaga prawo; pozostałą pocztę tak długo, jak ma to dla ciebie sens. Zapisz te decyzje, żeby wszyscy w organizacji postępowali tak samo.
- Przenieś do archiwum. W wielu programach pocztowych i w webmailu możesz umieszczać wiadomości w osobnych folderach albo w archiwum. Dzięki temu są oddzielone od aktywnej skrzynki odbiorczej, ale nadal da się je przeszukiwać.
- Usuwaj w porę. Dla danych, których nie wolno ci lub nie musisz już przechowywać, zaplanuj termin ich usunięcia. To element dobrego zarządzania w takim samym stopniu jak samo przechowywanie.
Ważne: archiwizacja to nie to samo co kopia zapasowa. Archiwum to uporządkowane, długoterminowe miejsce na wiadomości, które świadomie zachowujesz; kopia zapasowa to zapas na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Potrzebujesz obu, z różnych powodów. Różnicę wyjaśniamy w artykule kopia zapasowa poczty: dlaczego i jak.
Na co trzeba uważać
Kilka pułapek, których lepiej uniknąć:
- Obowiązki przechowywania się różnią: sprawdź właściwe. Jak długo musisz coś przechowywać, zależy od twojego kraju, branży i rodzaju dokumentu. Dla dokumentów podatkowych i księgowych obowiązują stałe terminy; opieraj się na oficjalnym źródle dla twojej sytuacji, a w razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
- Nie myl przechowywania z blokowaniem. Do niektórych celów liczy się tylko archiwum, którego nie da się już zmienić. Czy jest ci ono potrzebne, zależy od twojej branży.
- Pamiętaj o stronie RODO. Przechowywanie danych osobowych dłużej, niż to konieczne, nie jest tak po prostu dozwolone. Polityka przechowywania nastawiona tylko na „jak najdłużej” może być sprzeczna z przepisami o prywatności.
- Zadbaj o to, żeby dało się coś znaleźć. Archiwum ma sens tylko wtedy, gdy jest przeszukiwalne i uporządkowane. Sterta luźnych plików bez struktury nie pomoże, gdy szybko czegoś potrzebujesz.
- Zapisz swoją politykę. Jedno jasne ustalenie co, jak i jak długo sprawia, że nikt nie robi tego po swojemu.
Krótko mówiąc: okresy przechowywania to po części decyzja prawna, a po części organizacyjna. Strona prawna różni się w zależności od branży. Zasięgnij w tej sprawie informacji u specjalisty i opieraj się na belgijskich instytucjach: FOD Financiën (belgijskie federalne ministerstwo finansów) w sprawie podatkowych okresów przechowywania oraz Gegevensbeschermingsautoriteit, czyli belgijskim organie ochrony danych (GBA/APD), w sprawach prywatności.
A w Mailflux?
W Mailflux wysyłasz pocztę z własnej domeny, ze skrzynkami hostowanymi w Europie i zgodnymi z RODO. Wiadomości łatwo uporządkujesz w webmailu, między innymi za pomocą kolorowych etykiet i własnych folderów, co przydaje się do odkładania zamkniętych spraw. Każdy plan obejmuje też automatyczne kopie zapasowe, a ty wybierasz pasującą przestrzeń dyskową: 8 GB w planie Basic, 25 GB w planie Pro i 50 GB (z możliwością rozszerzenia do 100 GB) w planie Premium.
Masz szczególne wymagania dotyczące archiwizacji lub okresów przechowywania, na przykład wynikające z twojej branży? Skontaktuj się z nami, a razem sprawdzimy, co jest możliwe w twojej sytuacji. Więcej o podstawach znajdziesz w artykule e-mail we własnej domenie.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo muszę przechowywać firmową pocztę?
To zależy od twojego kraju, branży i rodzaju wiadomości. Dla dokumentów podatkowych i księgowych obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania; dla pozostałej poczty samodzielnie ustalasz sensowny okres. Opieraj się na oficjalnym źródle dla twojej sytuacji, a w razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
Czy archiwizacja to to samo co robienie kopii zapasowej?
Nie. Archiwum to uporządkowane, długoterminowe miejsce na wiadomości, które świadomie zachowujesz i chcesz odnaleźć. Kopia zapasowa to zapas, który ratuje cię, gdy coś pójdzie nie tak, na przykład po usunięciu albo awarii. Do dobrego zarządzania potrzebujesz obu, każdego w innym celu.
Czy mogę bez ograniczeń przechowywać e-maile z danymi osobowymi?
Nie. RODO wymaga, żeby nie przechowywać danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do danego celu. Musisz więc wyważyć dwie rzeczy: ustawowe obowiązki przechowywania z jednej strony i terminowe usuwanie z drugiej. Zapisz swoje decyzje, a w razie wątpliwości zasięgnij porady specjalisty.