Jak ustawić automatyczną odpowiedź poza biurem
Czego potrzebujesz
- Dostęp do webmaila pod adresem webmail.mailflux.eu.
- Okres nieobecności: datę początku i końca.
- Treść wiadomości oraz ewentualnie współpracownika lub inny adres, który chcesz podać.
Odpowiedź poza biurem: krok po kroku
- Zaloguj się do webmaila i otwórz menu Ustawienia (zwykle ikona koła zębatego w prawym górnym rogu).
- Znajdź sekcję Nieobecność, Urlop lub Automatyczna odpowiedź.
- Włącz automatyczną odpowiedź.
- W polu Temat wpisz krótki tytuł, na przykład „Poza biurem do 4 sierpnia”.
- W polu Wiadomość wpisz swój tekst. Podaj, kiedy wracasz i do kogo można się w międzyczasie zwracać.
- Ustaw datę początku i końca. Wtedy automatyczna odpowiedź sama się wyłączy i po urlopie nie musisz o niej pamiętać.
- Zapisz. Od daty początkowej każdy nadawca dostanie twoją wiadomość, zwykle jeden raz na osobę.
Pisz krótko i uprzejmie. Dobra wiadomość urlopowa podaje datę powrotu i alternatywny kontakt w pilnych sprawach. Dzięki temu wszystko działa dalej, kiedy ty odpoczywasz. Jeśli chcesz wiedzieć, jak takie funkcje wpisują się w profesjonalny hosting poczty, przeczytasz o tym w osobnym artykule.
Przykładowa treść
Nie wiesz, jak to sformułować? Ten schemat sprawdza się prawie zawsze:
> Dziękuję za wiadomość. Do 3 sierpnia włącznie jestem poza biurem i w tym czasie nie czytam poczty. W pilnych sprawach napisz do współpracownika na adres wspolpracownik@twojafirma.pl. Od 4 sierpnia odpowiem najszybciej, jak to możliwe.
Dostosuj daty i kontakt do swojej sytuacji. Jeśli pracujesz w branży, w której liczy się poufność, celowo zachowaj neutralny ton: nie pisz zbyt wiele o tym, dlaczego cię nie ma ani jak długo dokładnie będzie można się z tobą skontaktować. Krótka, rzeczowa wiadomość w zupełności wystarczy i wygląda profesjonalnie.
Jeśli pracujesz w zespole, pamiętaj też, żeby uzgodnić, kto przejmuje którą pocztę. Automatyczna odpowiedź, która odsyła do współpracownika, działa tylko wtedy, gdy ta osoba też o tym wie.
Nie działa?
- Automatyczna odpowiedź nie jest wysyłana. Sprawdź, czy jest włączona i czy data początkowa już minęła.
- Wiadomość jest aktywna jeszcze po urlopie. Nie ustawiono daty końcowej. Uzupełnij ją albo wyłącz automatyczną odpowiedź ręcznie.
- Nadawcy dostają tę samą odpowiedź kilka razy. Większość systemów wysyła ją jeden raz na nadawcę. Jeśli ktoś dostaje ją częściej, sprawdź, czy nie jest aktywna druga reguła.
- Chcesz to ustawić w programie pocztowym. Automatyczną odpowiedź najwygodniej ustawić w webmailu; działa ona także wtedy, gdy komputer jest wyłączony. Dane do programu znajdziesz w artykule ustawienia serwera IMAP.
- Brak odpowiedzi na twoją testową wiadomość. Większość systemów nie wysyła automatycznej odpowiedzi na twój własny adres. Dlatego testuj z innego adresu, żeby sprawdzić, czy wszystko działa.
Gotowe, udanego wypoczynku
Gdy ustawisz i zapiszesz datę początku i końca, automatyczna odpowiedź działa prawidłowo i nie musisz już o niczym pamiętać. Chcesz to ustawić dla całego zespołu lub kilku skrzynek albo potrzebujesz kolejnej skrzynki? Zamów skrzynkę bez zobowiązań, chętnie pomożemy ci zacząć.