Jak ustawić stopkę do maila
Czego potrzebujesz
- Dostępu do webmaila pod adresem webmail.mailflux.eu.
- Danych, które chcesz pokazać: imienia i nazwiska, stanowiska, firmy, numeru telefonu i ewentualnie strony internetowej.
- Pomysłu na wygląd stopki. Szybko pomoże ci wzór stopki mailowej.
Stopka do maila: krok po kroku
- Zaloguj się do webmaila i otwórz menu Ustawienia (zwykle ikona koła zębatego w prawym górnym rogu).
- Przejdź do sekcji Tożsamości lub Tworzenie wiadomości i znajdź pole Podpis.
- Wpisz stopkę w polu tekstowym. Postaw na prostotę: imię i nazwisko, stanowisko, firma i jeden sposób kontaktu w zupełności wystarczą.
- Jeśli chcesz formatowania, na przykład pogrubienia lub klikalnego linku, włącz opcję podpisu HTML lub formatowania, jeśli jest dostępna.
- Ustaw, żeby stopka była dodawana automatycznie do nowych wiadomości, i wybierz, czy ma się pojawiać także pod odpowiedziami i przekazywanymi wiadomościami.
- Zapisz. Potem otwórz nową wiadomość i sprawdź, czy wszystko ładnie się pod nią wyświetla.
Stopka powinna być krótka i czytelna. Imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i strona internetowa sprawdzają się lepiej niż długi blok tekstu. Jeśli używasz kilku adresów lub aliasów, często możesz ustawić osobną stopkę dla każdej tożsamości, na przykład firmową dla info@ i osobistą dla własnego adresu.
Co umieścić w stopce?
Dobra stopka od razu przekazuje odbiorcy najważniejsze dane, bez przesady. Te elementy wystarczają prawie zawsze:
- Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko, jeśli ma znaczenie.
- Nazwa firmy, ewentualnie z adresem.
- Numer telefonu, pod którym można się z tobą skontaktować.
- Twoja strona internetowa lub adres firmy.
W razie wątpliwości lepiej zrezygnuj z szeregu logo i ikon mediów społecznościowych; w wielu programach pocztowych rozjeżdża się ich formatowanie i wiadomość wygląda chaotycznie. Prosta stopka tekstowa w praktyce wygląda bardziej profesjonalnie niż przeładowany projekt, który w połowie znika. Jeśli mimo to chcesz staranny projekt z logo, użyj jako podstawy wzoru stopki mailowej, żeby u każdego wyświetlał się poprawnie.
Nie działa?
- Stopka się nie pojawia. Sprawdź, czy opcja automatycznego dodawania jest włączona i czy używasz właściwego adresu nadawcy.
- Formatowanie znika. Wtedy włączony jest tryb tekstowy zamiast HTML. Włącz opcję formatowania i wstaw stopkę ponownie.
- Logo lub obraz się nie wyświetla. Odwołaj się do obrazu umieszczonego online zamiast go wklejać; wklejone obrazy czasem giną po drodze.
- W programie pocztowym widzisz inną stopkę. Programy przechowują własną stopkę. Ustaw ją tam osobno; dane do konfiguracji programu znajdziesz w artykule ustawienia serwera IMAP.
- Stopka pojawia się nad twoją odpowiedzią zamiast pod nią. To kwestia ustawień: wybierz, czy stopka ma się znaleźć pod całą wiadomością, czy bezpośrednio pod twoją odpowiedzią. Umieść ją na dole, żeby efekt był jak najbardziej staranny.
- Na telefonie wygląda inaczej. Stopka ustawiona w webmailu działa w webmailu. Jeśli chcesz jej także na urządzeniu, ustaw ją osobno w aplikacji pocztowej na telefonie.
Gotowe? Potrzebujesz pomocy?
Gdy wiadomość testowa ładnie pokazuje twoją stopkę, to już wszystko: każdy e-mail wychodzi od teraz kompletny i staranny. Chcesz prosty, spójny projekt dla całego zespołu? Zacznij od wzoru stopki mailowej, a jeśli na coś trafisz, chętnie ci doradzimy.