Poczta dla adwokatów (tajemnica adwokacka i RODO)
Wyzwanie w kancelarii adwokackiej
Jako adwokatowi klienci powierzają ci swoje najbardziej wrażliwe sprawy, a to zaufanie stoi i upada wraz z poufnością. Twoja skrzynka zapełnia się dokumentami z akt, opiniami, korespondencją ze stroną przeciwną, pismami procesowymi i danymi osobowymi klientów. To dokładnie te informacje, których wyciek szkodzi klientowi i narusza twoją tajemnicę adwokacką.
Kancelaria adwokacka rzadko jest przy tym jednoosobowa, jeśli chodzi o pocztę. Często pracuje w niej kilku adwokatów, aplikantów i pracowników sekretariatu, którzy wszyscy chcą korzystać z profesjonalnego, rozpoznawalnego adresu: imie@twojafirma.pl zamiast darmowego adresu. To budzi zaufanie klientów i sądów oraz jasno pokazuje, że wiadomość naprawdę pochodzi z kancelarii.
Sedno jest więc podwójne: ścisła poufność oraz uporządkowane, wspólne środowisko kancelarii, którym zarządza kilka osób. Do tego często przez lata trzeba móc odnaleźć korespondencję dotyczącą danej sprawy. Stabilna skrzynka z automatycznymi kopiami zapasowymi nie jest wtedy luksusem, tylko zwykłym narzędziem pracy, które nie może zawieść.
Czego wymagają tajemnica adwokacka i RODO
Adwokatów obowiązuje tajemnica zawodowa, a dane klientów podlegają ponadto RODO. Oznacza to, że musisz stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, żeby chronić te dane, także w poczcie e-mail. Niezabezpieczona komunikacja słabo pasuje do tak wrażliwych informacji; zabezpieczone połączenia i dobra ochrona dostępu należą do podstaw.
Jak dokładnie wypełnia się ten obowiązek, określają twoja izba adwokacka i organ nadzorczy ds. prywatności. W Belgii chodzi o zasady deontologii Orde van Vlaamse Balies (samorząd adwokatów flamandzkich) lub Ordre des barreaux francophones et germanophone (samorząd adwokatów francusko- i niemieckojęzycznych) oraz o belgijski organ ochrony danych (GBA/APD) w sprawach prywatności. Główne zasady są ustalone, ich wdrożenie w każdej kancelarii już nie.
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną, co wiesz lepiej niż ktokolwiek. W sprawie dokładnych zasad w twojej sytuacji skonsultuj się ze swoim samorządem zawodowym lub specjalistą. Szersze pytanie o RODO omawia artykuł czy mogę wysyłać dane osobowe e-mailem?.
Co w takim razie musi umieć twoja poczta
W tym kontekście poczta dla kancelarii adwokackiej wymaga konkretnie:
- Hostingu w Europie i zgodności z RODO: żeby było wiadomo, gdzie są dane klientów i jakiemu prawu podlegają.
- Szyfrowanych połączeń (TLS): żeby korespondencja była chroniona w trakcie przesyłania.
- Silnego zabezpieczenia dostępu: z weryfikacją dwuetapową (2FA) jako dodatkowym zamkiem dla każdej skrzynki.
- Filtrowania spamu, phishingu i złośliwego oprogramowania: kancelarie są ulubionym celem oszustw i fałszywych faktur.
- Kopii zapasowych: żeby korespondencja w sprawach nie przepadła.
- Zarządzania dla całej kancelarii: jednego miejsca do tworzenia skrzynek dla adwokatów i sekretariatu oraz zarządzania nimi.
Poczta dla adwokatów a RODO: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux daje ci profesjonalne skrzynki we własnej domenie kancelarii, hostowane w Europie i zgodne z RODO. To podstawa pasująca do tajemnicy adwokackiej: dane klientów są w Europie, połączenia są szyfrowane przez TLS, a dla każdej skrzynki możesz opcjonalnie włączyć 2FA, żeby skradzione hasło nie wystarczyło.
Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową, ochronę przed złośliwym oprogramowaniem i automatyczne kopie zapasowe. Filtrowanie oparte na uczeniu maszynowym (ML) pomaga przeciw phishingowi i fałszywym fakturom podszywającym się pod klienta lub współpracownika. Pracujesz z kilkoma osobami? Dzięki zbiorczemu zarządzaniu kontami tworzysz za jednym razem skrzynki dla całej kancelarii i zarządzasz nimi centralnie. Webmail działa w przeglądarce na każdym urządzeniu, bez instalacji, a dzięki wspólnemu kalendarzowi i udostępnianym kontaktom kancelaria ma spotkania i kontakty zawsze aktualne.
Że działa to w praktyce, potwierdza Viki, adwokatka i klientka Mailflux: w jej pracy bezpieczna, zgodna z RODO skrzynka jest niezbędna, a webmail pomaga jej pracować produktywnie. Dokładnie takiego połączenia wymaga zawód prawniczy.
Uczciwie warto też powiedzieć, czego Mailflux świadomie nie robi: nie ma szyfrowania end-to-end ani osobnej certyfikacji prawniczej. Dostajesz natomiast hostowaną w UE, zgodną z RODO profesjonalną pocztę, która stanowi solidną, bezpieczną podstawę poufnej komunikacji. Dokumenty wymagające możliwie najwyższej ochrony przesyłaj, łącząc tę podstawę z kanałami i zasadami, które zaleca twoja izba lub samorząd.
Szukasz podobnego podejścia dla pokrewnego zawodu? Zajrzyj do artykułu poczta dla księgowych i biur rachunkowych albo do przeglądu dla kogo jest Mailflux.
Do dzieła
Chcesz oprzeć poufną komunikację kancelarii na solidnej podstawie, ze skrzynką we własnej domenie, hostowaną w UE i zgodną z RODO? Załatwisz to szybko, a my chętnie pomożemy ci zacząć, także jeśli chcesz przenieść całą kancelarię naraz. Zamów skrzynkę bez zobowiązań.