Poczta dla fundacji i stowarzyszeń
Wyzwanie w organizacji opartej na wolontariuszach
Fundacja czy stowarzyszenie istnieje dzięki ludziom, którzy przychodzą i odchodzą. Zarząd jest okresowo wybierany na nowo, wolontariusze rezygnują, dochodzą nowi. W przypadku poczty mści się to szybciej, niż myślisz. Często poczta organizacji jest powiązana z prywatnym adresem jednego członka zarządu albo wszyscy korzystają z tego samego darmowego konta z jednym wspólnym hasłem.
Dopóki działają ci sami ludzie, nikt tego nie zauważa. Problem wychodzi na jaw przy zmianie: dotychczasowy skarbnik odchodzi i zabiera całą historię poczty w swojej prywatnej skrzynce albo nikt nie ma odwagi zmienić hasła, bo zbyt wiele od niego zależy. Wiedza organizacji powoli w ten sposób ucieka, rok po roku.
Najpierw krótko o pojęciach, bo różnią się w zależności od kraju. W Holandii mówi się o stichting (fundacja) lub vereniging (stowarzyszenie); w Belgii forma non-profit to zwykle vzw (vereniging zonder winstoogmerk, czyli stowarzyszenie non-profit). Wyzwanie związane z pocztą jest dla wszystkich trzech takie samo: zachować ciągłość, gdy zmieniają się ludzie.
Czego wymagają przepisy
Gdy tylko prowadzisz listę członków lub bazę darczyńców, przetwarzasz dane osobowe, a wtedy zastosowanie ma ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Imiona i nazwiska, adresy, adresy e-mail i dane płatnicze członków są chronione; możesz ich używać tylko w celu, w jakim zostały zebrane, i musisz je odpowiednio zabezpieczyć. Dotyczy to zarówno małego stowarzyszenia, jak i dużej fundacji.
W praktyce oznacza to: nie przechowuj danych członków w prywatnej skrzynce wolontariusza, nie udostępniaj ich szerzej, niż to konieczne, i zadbaj o to, żeby byli członkowie zarządu po odejściu nie mieli już do nich dostępu. Belgijski organ ochrony danych (Gegevensbeschermingsautoriteit, GBA/APD) wyjaśnia, jakie zasady się z tym wiążą. To informacyjne wyjaśnienie, a nie porada prawna; w razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
Co w takim razie musi umieć twoja poczta
Dla organizacji opartej na wolontariuszach liczy się przede wszystkim:
- Adresy funkcyjne we własnej domenie.
sekretariat@,skarbnik@izarzad@należą do funkcji. Gdy funkcję przejmuje inna osoba, adres przechodzi razem z nią, wraz z wcześniejszą korespondencją. - Żadnych wspólnych haseł. Każdy członek zarządu pracuje z własnym dostępem; nikt nie zna hasła innej osoby.
- Sprawne przekazanie przy zmianie zarządu. Dajesz dostęp nowej osobie i odbierasz go osobie odchodzącej, bez opróżniania samej skrzynki.
- Europejski hosting zgodny z RODO, dzięki któremu dane członków podlegają europejskim przepisom.
- Bezpieczeństwo i kopie zapasowe: opcjonalna weryfikacja dwuetapowa, filtrowanie phishingu i złośliwego oprogramowania oraz automatyczne kopie zapasowe, żeby historia organizacji nie przepadła.
Jeśli chcesz zrozumieć, jak dokładnie taki adres przechodzi na następcę, przeczytaj artykuł adresy funkcyjne i przekazanie obowiązków. Jeśli wahasz się między wspólną skrzynką a adresem przekierowania, przystępnie wyjaśnia to artykuł czym jest wspólna skrzynka.
Poczta dla fundacji i stowarzyszeń: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux to profesjonalna poczta we własnej domenie, hostowana w Europie i zgodna z RODO, czyli dokładnie to, czego potrzebuje organizacja przetwarzająca dane członków. Zakładasz adresy funkcyjne w ramach własnej domeny i przypisujesz je osobom, które w danej chwili pełnią daną funkcję. Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, automatyczne kopie zapasowe i opcjonalną weryfikację dwuetapową. Każdy członek zarządu pracuje przez webmail w przeglądarce albo we własnym programie pocztowym, bez instalacji.
Przy zmianie zarządu zmieniasz tylko dostęp; poczta organizacji zostaje na miejscu. Jeśli gdzieś utkniesz, dostajesz prawdziwe, osobiste wsparcie. Jeśli prowadzicie konkretnie belgijskie vzw, zajrzyj też do artykułu adres e-mail dla stowarzyszenia lub vzw. Przegląd wszystkich grup docelowych znajdziesz na stronie dla kogo jest Mailflux.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Co dzieje się z pocztą, gdy zmienia się zarząd?
Ponieważ adresy należą do funkcji, a nie do osoby, przechodzą do nowego członka zarządu razem z wcześniejszą korespondencją. Dajesz dostęp następcy i odbierasz go osobie odchodzącej. Historia organizacji zostaje w ten sposób zachowana.
Czy musimy udostępniać sobie hasło do skrzynki?
Nie, i właśnie o to chodzi. Każdy członek zarządu ma własny dostęp do adresów funkcyjnych związanych z jego funkcją. Dzięki temu zawsze wiesz, kto ma dostęp, i możesz go sprawnie odebrać, gdy ktoś odchodzi, a jedno słabe hasło nie otwiera wszystkiego.
Czy dane członków podlegają RODO?
Tak. Imiona i nazwiska, adresy i dane kontaktowe członków to dane osobowe, które musisz odpowiednio zabezpieczyć. Nie przechowuj ich w prywatnej skrzynce i ogranicz dostęp do osób, które go potrzebują. Jeśli masz wątpliwości co do swoich obowiązków, skonsultuj się ze specjalistą.