Poczta dla konsultantów i firm doradczych
Wyzwanie: dyskrecja wobec klientów korporacyjnych
Jako konsultant lub firma doradcza żyjesz z zaufania. Klienci dzielą się z tobą tym, czym nie dzieli się prawie z nikim: strategiami, danymi finansowymi, planami reorganizacji, drażliwymi sprawami kadrowymi. Ta komunikacja w dużej mierze idzie e-mailem: raport doradczy w załączniku, uwagi do wersji roboczej, wymiana przed prezentacją.
Więksi klienci stawiają tu wymagania. Przed zleceniem często podpisuje się umowę o zachowaniu poufności (NDA), a ich własny dział zakupów lub bezpieczeństwa chce wiedzieć, jak postępujesz z ich danymi. Firma doradcza, która wysyła pocztę z darmowego adresu albo nie potrafi wyjaśnić, gdzie hostowana jest jej poczta, szybko wypada wtedy mniej profesjonalnie. Dyskrecja zaczyna się od podstaw: gdzie są dane i kto ma do nich dostęp?
Jednocześnie wiele firm doradczych jest małych. Często zaczynasz w pojedynkę lub z kilkoma partnerami i chcesz móc rosnąć bez ciągłego przebudowywania całej konfiguracji. Poczta musi więc nadążać: od jednego konsultanta do zespołu, bez szkody dla wizerunku czy zarządzania.
Co musi umieć twoja poczta w świecie doradztwa
Dla konsultantów liczą się przede wszystkim poufność, staranny wizerunek i przestrzeń do rozwoju:
- Europejski hosting zgodny z RODO, żeby dane klientów podlegały europejskim przepisom i nie trafiały tak po prostu poza UE.
- Silne zabezpieczenie dostępu, na przykład weryfikacja dwuetapowa, żeby wykradzione hasło nie dawało od razu dostępu do poufnych spraw.
- Ochrona przed phishingiem i złośliwym oprogramowaniem, bo firmy doradcze z dostępem do wrażliwych informacji biznesowych są atrakcyjnym celem.
- Niezawodne kopie zapasowe, żeby korespondencja z klientami i raporty nie przepadły.
- Adres we własnej domenie, który pasuje do profesjonalnego wrażenia, jakie chcesz robić na klientach korporacyjnych.
- Zarządzanie, które rośnie razem z tobą, od działalności w pojedynkę po zespół doradców w tej samej domenie.
Uwaga: to ogólne wyjaśnienie dotyczące pracy z poufnymi informacjami, a nie porada prawna w sprawie twoich zobowiązań z NDA. Jeśli masz wątpliwości, czego wymaga od ciebie konkretna umowa, przedstaw ją specjaliście.
W praktyce dużo dyskrecji tkwi w prostych nawykach: wysyłaj e-mailem tylko to, co konieczne, sprawdzaj adresatów, zanim wyślesz wrażliwy raport, i dbaj o dobre zabezpieczenie dostępu. Solidna podstawa techniczna ułatwia trzymanie się tych nawyków.
Poczta dla konsultantów: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux to profesjonalna poczta we własnej domenie, hostowana w Europie i zgodna z RODO, czyli podstawa odpowiadająca dyskrecji, jakiej oczekuje świat doradztwa. Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, automatyczne kopie zapasowe i opcjonalną weryfikację dwuetapową, z filtrowaniem spamu, phishingu i złośliwego oprogramowania opartym na uczeniu maszynowym.
Korzystasz z własnej domeny albo Mailflux rejestruje ją dla ciebie i nią zarządza. Pocztę obsługujesz przez webmail w przeglądarce na każdym urządzeniu albo w swoim ulubionym programie pocztowym; nie trzeba niczego instalować. Płacisz za skrzynkę miesięcznie, przy rozliczeniu rocznym: Basic 4,99 €, Pro 6,99 € lub Premium 9,99 €, i tylko za pocztę, a nie za cały pakiet biurowy z narzędziami, których twoja firma doradcza nie używa.
Gdy z działalności w pojedynkę wyrasta zespół, dodajesz skrzynki w tej samej domenie; przy większej liczbie kont masz do dyspozycji zbiorcze zarządzanie kontami. W planach Pro i Premium dochodzą wspólny kalendarz, lista zadań i centralne zarządzanie kontaktami, przydatne do dzielenia się spotkaniami i kontaktami klientów z partnerami. A 20 darmowych aliasów na skrzynkę pozwala ci obok osobistego adresu używać też info@ albo doradztwo@.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, przeczytaj też artykuł e-mail dla JDG i przedsiębiorców; jeśli rozwijasz się w stronę większej firmy, zajrzyj do artykułu e-mail dla MŚP i małych firm. Przegląd wszystkich grup docelowych znajdziesz na stronie dla kogo jest Mailflux.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy Mailflux nadaje się do poufnych raportów doradczych i dokumentów klientów?
Mailflux oferuje europejski hosting zgodny z RODO, z filtrowaniem phishingu i złośliwego oprogramowania, automatycznymi kopiami zapasowymi i opcjonalną weryfikacją dwuetapową. To solidna podstawa poufnej komunikacji. Poza tym zawsze ograniczaj to, czym dzielisz się e-mailem, do tego, co niezbędne, a w razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
Gdzie są przechowywane moje e-maile i e-maile moich klientów?
W Europie. Mailflux hostuje zgodnie z RODO, więc dane klientów podlegają europejskim przepisom i nie trafiają tak po prostu poza UE. Dla klientów korporacyjnych, którzy pytają, jak postępujesz z ich danymi, to jasny i uspokajający punkt wyjścia.
Czy moja firma doradcza może rosnąć od działalności w pojedynkę do zespołu?
Tak. Zaczynasz od jednej skrzynki i później dodajesz kolejne w tej samej domenie; przy większej liczbie kont masz do dyspozycji zbiorcze zarządzanie kontami. Twój wizerunek wobec klientów pozostaje spójny, bo wszyscy wysyłają pocztę z waszej własnej domeny.