Poczta dla notariuszy
Wyzwanie w kancelarii notarialnej
W kancelarii notarialnej spotykają się dwie wrażliwe kwestie. Po pierwsze treść: projekty aktów, testamenty, umowy majątkowe małżeńskie, dane dotyczące przeniesienia własności i spadków. To wszystko objęte jest tajemnicą zawodową i nigdy nie powinno trafić do niewłaściwego odbiorcy. Po drugie pieniądze: przy zakupie nieruchomości lub rozliczeniu spadku przechodzą znaczne kwoty, a instrukcje płatności często przesyła się e-mailem.
Właśnie to sprawia, że notariusze są łakomym kąskiem dla oszustów. Przy oszustwie na fakturę przestępcy przechwytują lub podrabiają wiadomość i podają zmieniony numer konta, tak że kupujący przelewa cenę zakupu na niewłaściwe konto. Przy oszustwie „na prezesa” ktoś podszywa się pod notariusza lub pracownika, żeby wyłudzić płatność. Klasyczną sztuczką jest przy tym sfałszowany adres nadawcy, który przypomina adres twojej kancelarii. Wyzwanie jest więc podwójne: twoje wiadomości muszą pozostać poufne, a jednocześnie musisz móc wykazać, że wiadomość naprawdę pochodzi z twojej kancelarii.
Czego wymagają przepisy
Jako notariusza obowiązuje cię tajemnica zawodowa, a dane osobowe, które przetwarzasz (od stron aktu po spadkobierców), podlegają RODO. Zasada ogólna: wdrażasz odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić te dane, a niezabezpieczona poczta zwykle nie nadaje się bez zastrzeżeń do przesyłania wrażliwych dokumentów i instrukcji płatności.
Co dokładnie oznaczają te środki, określają organ ochrony danych i twój samorząd zawodowy. W Belgii punktem odniesienia są belgijski organ ochrony danych (GBA/APD) oraz Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot, belgijska królewska federacja notariatu). Sedno jest wszędzie takie samo: nie udostępniaj więcej, niż to konieczne, zabezpiecz wysyłkę i zachowaj szczególną czujność przy instrukcjach płatności.
To wyjaśnienie informacyjne, a nie porada prawna. W razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą lub swoim samorządem zawodowym. Więcej o szerszych ramach przeczytasz w artykule wysyłanie danych osobowych e-mailem zgodnie z RODO.
Co w takim razie musi umieć twoja poczta
Z tego podwójnego zadania (poufność i autentyczność) wynika kilka konkretnych wymagań wobec poczty kancelarii notarialnej:
- Europejski hosting zgodny z RODO: żeby było jasne, gdzie są dane z twoich spraw i jakiemu prawu podlegają.
- Szyfrowane połączenia (TLS): żeby akty i instrukcje były chronione w drodze między tobą a serwerem.
- Prawidłowe uwierzytelnianie nadawcy (SPF, DKIM, DMARC): żeby oszustom trudniej było podszyć się pod twoją kancelarię.
- Skuteczne filtrowanie phishingu i złośliwego oprogramowania: pierwsza linia obrony przed fałszywymi e-mailami, które próbują przekierować płatność.
- Silne zabezpieczenie dostępu: z weryfikacją dwuetapową jako dodatkowym zamkiem na każdej skrzynce.
- Niezawodne kopie zapasowe i zarządzanie dla całej kancelarii: żeby korespondencja była przechowywana, a skrzynkami pracowników zarządzało się centralnie.
Poczta dla notariuszy: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux daje ci profesjonalne skrzynki we własnej domenie kancelarii, hostowane w Europie i zgodne z RODO, czyli podstawę dopasowaną do tajemnicy zawodowej notariusza. Twoje dane są w Europie, połączenia są szyfrowane przez TLS, a dla każdej skrzynki możesz opcjonalnie włączyć weryfikację dwuetapową, żeby wykradzione hasło nie dawało od razu dostępu do prowadzonych spraw.
W walce z oszustwami liczy się przede wszystkim autentyczność. Mailflux obsługuje standardy uwierzytelniania nadawcy (SPF, DKIM i DMARC), które utrudniają oszustom wysyłanie wiadomości wyglądających tak, jakby pochodziły z adresu imie@twojafirma.pl. Do tego filtrowanie spamu, phishingu i złośliwego oprogramowania działa w oparciu o uczenie maszynowe, co pomaga w walce z fałszywymi e-mailami, od których zaczynają się oszustwa na fakturę i „na prezesa”. Przy zmienionych instrukcjach płatności zawsze weryfikuj je osobiście pod znanym numerem telefonu. Technika pomaga, ale ostateczna kontrola pozostaje zadaniem człowieka.
Pracujesz z kilkoma notariuszami, kancelistami i sekretariatem? Dzięki zbiorczemu zarządzaniu kontami za jednym razem tworzysz skrzynki w jednej domenie kancelarii, a do tego wspólne adresy, takie jak info@ lub sprawy@. Webmail działa w przeglądarce na każdym urządzeniu, bez instalacji. Mailflux sprawdza się już także w innych zawodach prawniczych: Viki, adwokatka, wybrała go ze względu na RODO i bezpieczeństwo i pracuje z nim sprawnie i produktywnie przez webmail. Jeśli znasz to pytanie o poufność, pokrewną stroną jest poczta dla adwokatów, a na stronie dla kogo jest Mailflux zobaczysz, jakie jeszcze zawody mają ten problem.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Jak poczta pomaga chronić się przed oszustwem na fakturę przy przeniesieniu własności?
Prawidłowe uwierzytelnianie nadawcy (SPF, DKIM, DMARC) utrudnia oszustom wysyłanie wiadomości, które wyglądają, jakby pochodziły z twojej kancelarii, a filtrowanie wyłapuje dużą część phishingu. Zmienione numery kont zawsze weryfikuj pod znanym numerem telefonu, zanim kwota zostanie przelana.
Czy mogę wysyłać akty i testamenty e-mailem?
Tylko w sposób zabezpieczony i ograniczony do tego, co niezbędne. Te dokumenty są objęte tajemnicą zawodową i zawierają dane osobowe chronione przez RODO. Zadbaj o szyfrowanie i sprawdź odbiorcę. W razie wątpliwości zapytaj swój samorząd zawodowy o właściwe kanały przesyłania wrażliwych dokumentów.
Czy mogę centralnie zarządzać pocztą całej kancelarii notarialnej?
Tak. Dzięki zbiorczemu zarządzaniu kontami za jednym razem tworzysz skrzynki we własnej domenie kancelarii: adres dla każdego notariusza, kancelisty i pracownika oraz wspólne adresy, takie jak sprawy@. Dzięki temu kancelaria zarządza wszystkim centralnie, a cała komunikacja wychodzi z jednej rozpoznawalnej, autentycznej domeny.