Poczta dla szkół
Wyzwanie w szkole
Szkoła przez cały dzień komunikuje się e-mailem z wieloma różnymi osobami. Nauczyciele piszą do siebie nawzajem i do rodziców, administracja wysyła zapisy, świadectwa i faktury, a dyrekcja zajmuje się kontaktami z organem prowadzącym i partnerami zewnętrznymi. To szybko daje kilkadziesiąt skrzynek, a do tego adresy funkcyjne, takie jak sekretariat@, dyrekcja@ i rekrutacja@.
Dwie rzeczy to utrudniają. Po pierwsze, przez pocztę przechodzą wrażliwe dane: oceny, potrzeby w zakresie wsparcia, sytuacja domowa, dane kontaktowe osób niepełnoletnich. Po drugie, personel się zmienia. Nauczyciel odchodzi, przychodzi zastępstwo, praktykant potrzebuje tymczasowego dostępu. Adresy szkoły muszą istnieć i działać niezależnie od tego, kto w danym roku uczy w klasie. A ponieważ szkoła często działa z organem prowadzącym i dłuższym cyklem decyzyjnym, potrzebujesz rozwiązania, które od razu wdrożysz porządnie.
Czego wymagają przepisy
Dane uczniów to dane osobowe, a w przypadku osób niepełnoletnich przepisy o ochronie prywatności (RODO) są szczególnie rygorystyczne. Dane o zdrowiu lub dobrostanie ucznia należą ponadto do szczególnych kategorii danych osobowych, dla których obowiązują surowsze wymagania. Szkoła może używać tych danych tylko w celu, w jakim zostały zebrane, nie może udostępniać ich szerzej, niż to konieczne, i musi je odpowiednio zabezpieczyć.
W praktyce oznacza to: nie wysyłaj wrażliwych danych uczniów bez zabezpieczenia, nie przechowuj ich na prywatnym koncie nauczyciela i zadbaj o to, żeby osoby odchodzące ze szkoły nie miały już dostępu. Belgijski organ ochrony danych (Gegevensbeschermingsautoriteit, GBA/APD) wyjaśnia, jakie obowiązki się z tym wiążą. To informacyjne wyjaśnienie, a nie porada prawna; w razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
Co w takim razie musi umieć twoja poczta
Dla szkoły liczy się przede wszystkim:
- Adresy we własnej domenie szkoły, zarówno dla każdego pracownika, jak i adresy funkcyjne, takie jak
sekretariat@idyrekcja@, dzięki którym szkoła pozostaje rozpoznawalna i osiągalna. - Europejski hosting zgodny z RODO, dzięki któremu dane uczniów podlegają europejskim przepisom.
- Silne zabezpieczenie dostępu, na przykład weryfikacja dwuetapowa, oraz filtrowanie phishingu i złośliwego oprogramowania, bo szkoły są ulubionym celem ataków.
- Niezawodne kopie zapasowe, dzięki którym korespondencja z rodzicami i instytucjami zostaje zachowana.
- Ciągłość przy zmianach kadrowych. Gdy nauczyciel odchodzi, przekazujesz adres lub odbierasz dostęp, a szkoła niczego nie traci.
- Zarządzanie na dużą skalę. Przy kilkudziesięciu adresach chcesz móc tworzyć je i zarządzać nimi za jednym razem, a nie po kolei.
To ostatnie omawiamy szerzej na stronie o zarządzaniu wieloma skrzynkami w szkole lub organizacji. Jeśli chcesz wiedzieć, jak adres funkcyjny sprawnie przechodzi na następcę przy zmianie, przeczytaj artykuł adresy funkcyjne i przekazanie obowiązków.
Poczta dla szkół: dlaczego Mailflux pasuje
Mailflux to profesjonalna poczta we własnej domenie, hostowana w Europie i zgodna z RODO, czyli dokładnie taki punkt wyjścia, jakiego potrzebuje szkoła przetwarzająca dane uczniów. Każdy plan obejmuje ochronę antywirusową, antyspamową i ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, automatyczne kopie zapasowe i opcjonalną weryfikację dwuetapową. Filtrowanie spamu, phishingu i złośliwego oprogramowania działa w oparciu o uczenie maszynowe. Każdy korzysta z poczty przez webmail w przeglądarce albo w znanym sobie programie pocztowym, bez instalacji.
Dla szkoły z wieloma pracownikami jest zbiorcze zarządzanie kontami, dzięki któremu za jednym razem tworzysz, zmieniasz i zarządzasz adresami w domenie szkoły. Nowy nauczyciel, ktoś odchodzi z końcem roku: wszystko załatwiasz centralnie. A jeśli utkniesz, dostajesz prawdziwe, osobiste wsparcie. Przegląd wszystkich grup docelowych znajdziesz na stronie dla kogo jest Mailflux.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy szkoła może wysyłać dane uczniów e-mailem?
Tylko w sposób zabezpieczony i ograniczony do tego, co niezbędne. Dane uczniów to dane osobowe, a w przypadku osób niepełnoletnich i informacji o zdrowiu RODO stawia surowsze wymagania. Zadbaj o odpowiednie zabezpieczenia i sprawdź, kto może otrzymać dane. W razie wątpliwości skonsultuj się ze specjalistą.
Czy możemy załatwić pocztę dla wszystkich nauczycieli za jednym razem?
Tak. Dzięki zbiorczemu zarządzaniu kontami za jednym razem tworzysz wiele skrzynek w domenie szkoły, na przykład adres dla każdego pracownika oraz adresy funkcyjne, takie jak sekretariat@. Zarządzanie pozostaje scentralizowane, a wszystko działa w jednej własnej domenie.
Co dzieje się z adresem, gdy nauczyciel odchodzi?
Odbierasz dostęp osobie odchodzącej i w razie potrzeby przekazujesz adres funkcyjny następcy. Korespondencja szkoły zostaje zachowana, a były pracownik nie ma już do niej dostępu. Dzięki temu ciągłość jest zapewniona.