Stopka mailowa: wzór i poradnik
Wzór stopki mailowej
Skopiuj ten blok i dostosuj pola zastępcze:
``` Z poważaniem,
[Imię Nazwisko] [Stanowisko], [Nazwa firmy] [+32 470 00 00 00] [www.twojafirma.pl] ```
Chcesz bardziej zwięźle? Pomiń stanowisko i zostaw imię i nazwisko, firmę oraz jeden sposób kontaktu. Stopka może spokojnie być krótka; czytelność zawsze wygrywa z kompletnością.
Jak dostosować wzór
Każda linijka ma jasną funkcję, więc wypełniaj je świadomie.
- Imię Nazwisko: twoje pełne imię i nazwisko, tak jak znają cię klienci.
- Stanowisko, Nazwa firmy: krótko twoja rola i firma; pomiń stanowisko, jeśli pracujesz w pojedynkę i nic ono nie wnosi.
- Numer telefonu: numer, pod którym naprawdę można się z tobą skontaktować, z kierunkowym kraju.
- Strona internetowa: twoja własna domena. Jeśli używasz adresu e-mail w tej samej domenie, jedno od razu wzmacnia drugie. Jeśli masz wątpliwości co do jakiegoś pojęcia, zajrzyj do słownika pojęć.
Krótkie dobre praktyki
Dobra stopka jest przede wszystkim spokojna i wiarygodna. Trzymaj się tych zasad:
- Zwięźle. Cztery do pięciu linijek wystarczą. Długa stopka odciąga uwagę od twojej wiadomości.
- Bez ciężkich obrazów. Duże grafiki spowalniają e-mail i czasem lądują jako osobny załącznik. Tekst działa wszędzie i na każdym urządzeniu.
- Jedno logo, opcjonalnie. Jeśli mimo wszystko chcesz znak graficzny, użyj jednego małego, lekkiego logo i nic ponad to.
- Bez klauzul prawnych, chyba że są naprawdę potrzebne. Długich stopek prawie nikt nie czyta. Dodawaj je tylko wtedy, gdy wymaga tego twoja branża lub sytuacja.
- Spójnie w całym zespole. Jeśli pracujesz ze współpracownikami, ustalcie jeden format, żeby wszystkie e-maile wyglądały tak samo.
Tekst zamiast obrazu to świadomie bezpieczny wybór. Stopka w postaci zwykłego tekstu pozostaje czytelna w każdym programie pocztowym, na każdym telefonie i także wtedy, gdy ktoś wyłączy wyświetlanie obrazów. Stopka złożona w całości z obrazu znika wtedy, i to dokładnie w momencie, gdy chcesz wyglądać na osiągalnego.
Czego lepiej nie umieszczać
Prosta stopka to często kwestia skreślania. Te elementy zwykle lepiej pominąć:
- Rząd ikon mediów społecznościowych. Rzadko coś wnosi i sprawia, że e-mail wygląda chaotycznie.
- Inspirujące cytaty lub sentencje. W dobrej wierze, ale odciągają uwagę od twojej wiadomości.
- Prywatny numer komórkowy, chyba że klienci naprawdę mogą się pod nim z tobą kontaktować.
- Kilka adresów i numerów. Wybierz kanał, na którym reagujesz najszybciej, i przy nim zostań.
- Rozbudowane stopki prawne. Dodawaj je tylko wtedy, gdy wymaga tego twoja branża; w przeciwnym razie nikt ich nie czyta.
Pobierz lub zapisz
Warto mieć ten wzór pod ręką: zapisz tę stronę jako zakładkę albo ją wydrukuj, żeby móc ponownie użyć wzoru, gdy zmienią się twoje dane.
Następny krok
Twoja stopka jest gotowa? Ustaw ją w skrzynce, korzystając z poradnika jak ustawić stopkę do maila. Jeśli wciąż zajmujesz się podstawami, dalej pomoże ci checklista profesjonalnego adresu e-mail.