Udostępnij kontakty: wspólna książka adresowa
Czego potrzebujesz
- Skrzynkę e-mailową Mailflux w planie Pro lub Premium. Centralne zarządzanie kontaktami z możliwością udostępniania jest w tych planach, nie w planie Basic.
- Pełny adres e-mail i hasło do skrzynki, żeby zalogować się do webmaila.
- Adres e-mail współpracownika (lub współpracowników), któremu chcesz udostępnić książkę adresową.
- Chcesz potem mieć kontakty także w telefonie? Przeczytaj artykuł synchronizacja kontaktów przez CardDAV.
Udostępnianie kontaktów: krok po kroku
- Wejdź na webmail.mailflux.eu i zaloguj się adresem e-mail i hasłem.
- Otwórz Kontakty w menu u góry.
- Utwórz książkę adresową dla zespołu albo wybierz istniejącą książkę adresową, którą chcesz udostępnić.
- Otwórz opcje tej książki adresowej i wybierz Udostępnij.
- Wpisz adres e-mail współpracownika, ustaw odpowiedni dostęp i potwierdź.
- Kliknij Zapisz. Współpracownik zobaczy udostępnioną książkę adresową, gdy tylko się zaloguje.
Powtórz krok 5 dla każdego kolejnego współpracownika. Jeśli dodajesz nowych klientów lub kontakty do tej książki adresowej, współpracownicy od razu je widzą. Przydaje się to, gdy ktoś jest na urlopie albo odchodzi z firmy: dane pozostają przechowywane centralnie.
Dlaczego jedna centralna książka adresowa?
Wspólna książka adresowa sprawia, że nikt nie prowadzi własnej listy z danymi, które po pewnym czasie przestają być aktualne. Dane klientów i dostawców są w jednym miejscu i pozostają w zespole, nawet gdy ktoś zmienia stanowisko albo odchodzi. Nowi współpracownicy od razu są na bieżąco: widzą te same kontakty co reszta, bez przepisywania czy importowania. To ty decydujesz, które książki adresowe udostępniasz, a które pozostają prywatne.
Nie działa?
- Nie widzisz Kontaktów albo opcji udostępniania. Centralne zarządzanie kontaktami z możliwością udostępniania należy do planów Pro i Premium. W planie Basic nie jest dostępne.
- Współpracownik nie widzi książki adresowej. Sprawdź wpisany adres e-mail i poproś współpracownika o ponowne zalogowanie się albo odświeżenie strony.
- Przez pomyłkę udostępniasz niewłaściwą książkę adresową. Otwórz opcje właściwej książki adresowej i tam zmień udostępnianie.
- Nadal nie działa? Aktualne ustawienia serwera i konta znajdziesz w artykule ustawienia IMAP i serwera.
Gotowe? Potrzebujesz pomocy?
Udostępnij pierwszą książkę adresową i poproś współpracownika o potwierdzenie, że się pojawiła. Jeśli tak, twój zespół pracuje na jednej centralnej liście kontaktów. Chcesz mieć te kontakty także na wszystkich swoich urządzeniach? Skonfiguruj CardDAV albo zachowaj porządek dzięki kalendarzowi online.
Coś nie wychodzi? Chętnie osobiście pomożemy ci zacząć albo po prostu skonfigurujemy wszystko za ciebie.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czy cały mój zespół może aktualizować tę samą książkę adresową?
Tak. Jeśli umieścisz kontakty we wspólnej książce adresowej, współpracownicy, którym ją udostępniasz, pracują na tych samych danych. Gdy ktoś zmieni numer lub adres, od razu jest to aktualne dla wszystkich. Unikasz w ten sposób osobnych, nieaktualnych list na urządzeniu każdej osoby.
Czy udostępnione kontakty są też w moim telefonie?
Tak. Wspólną książkę adresową synchronizujesz z telefonem lub aplikacją kontaktów przez CardDAV. Dzięki temu kontakty zespołu zawsze masz pod ręką, także w drodze. Jak to skonfigurować, przeczytasz w artykule synchronizacja kontaktów przez CardDAV.